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Courrier administratif

Envoi de vos courriers administratifs personnalisés

Toutes les sociétés ou administrations ont besoin d’envoyer des courriers administratifs. Si ces derniers sont non imposés en tant que documents papier, ils le sont pour tout document administratif réglementaire. Il s’agit de factures, relevés de compte, avis de paiements, bulletins de salaire, notifications auprès d’employés ou de tiers. Il faut bien avoir conscience que, légalement, certains documents doivent être conservés quelque temps selon le document administratif concerné.

Le problème de l’envoi des courriers administratifs se pose dès que le nombre devient important ou qu’il faut ajouter un second feuillet, relier les feuillets avant mise sous enveloppe, ou joindre un badge ou autre objet plat pour rester dans la norme « lettre ».

En effet, pour quelques envois seulement, l’opération est aisée mais peut revenir cher à partir d’un document de traitement de textes (courrier en mode publipostage) et d’un autre sur tableur (coordonnées clients et renseignements chiffrés).

Pour cette opération « faite maison », il faut posséder :

  • une imprimante,
  • un pèse-lettre mécanique,
  • du papier et des enveloppes, qu’il vous faudra acheter par avance et stocker de façon adéquate,
  • des timbres de montants divers (selon poids de la lettre) pour le dépôt en boite aux lettres La Poste où vous voulez,
  • une balance électronique reliée à un bureau de poste imposé pour la dépose, si votre volume de courriers administratifs et autres est relativement conséquent et régulier,
  • une machine de mise sous pli (achat ou location) dans un local dédié avec votre stock Papier pour une manipulation facilitée et un gain de temps certain.

Pourquoi l'externalisation de la gestion du courrier administratif peut être la solution ?

Tous ces postes représentent des coûts chiffrables (et payables par avance) non négligeables, en plus du temps de dépôt physique de vos lettres en bureau de poste à déterminer, le ramassage par un agent de Poste représentant un coût très élevé.

Outre le fait que ces opérations d’achats divers et de manipulation prennent du temps qui n’est alors pas consacré à l’activité principale de vente ou autre, les frais directs et indirects augmentent très vite si le nombre des envois augmente ou s’il faut y joindre un imprimé, guide ou revue. Le calcul du prix de revient total est à calculer, et il est souvent élevé !

La solution qui en découle est de faire effectuer le travail en sous-traitance (externalisation). C’est là qu’intervient le prestataire d’entreposage logistique. Ce sous-traitant ne met pas seulement un entrepôt avec stockage spécifique des matériaux « papier » (large gamme de papiers d’impression et d’enveloppes) pour répondre non-stop à vos commandes, mais aussi, en amont, il s’occupe de vos impressions de vos courriers et éventuels feuillets ou pages complémentaires grâce à un logiciel dédié confidentiel, selon votre propre Charte graphique, et des envois.

Groupe Routage, entreprise de routage spécialisée sur l’ensemble des opérations logistiques (Supply Chain), est certifiée ISO 9001. Elle possède une parfaite maîtrise de l’ensemble de ses prestations, de l’entreposage / stockage à la remise en poste de vos documents et/ou colis. En qualité de logisticien externe, Groupe Routage vous assure, pour l’envoi de vos courriers administratifs, mais également commerciaux, promotionnels et de campagnes publicitaires, une prestation parfaite pour :

  • un conseil auprès de ses clients pour la mise en œuvre la plus optimisée et à un coût au plus juste pour l’envoi de vos courriers administratifs personnalisés,
  • une considérable gamme de papiers/enveloppes vous sont proposés pour l’impression de vos courriers personnalisés,
  • l’impression de vos documents est de grande qualité et de nombreuses polices de caractères et un grand panel de couleurs vous sont proposées. Votre charge graphique est respectée grâce à un Cahier des charges qui vous est spécifique pour vos propres besoins,
  • Groupe Routage, grâce à son parc de machines (impression, mise sous pli) régulièrement entretenues, vous offre un service spécialisé : agrafage, reliure, insertion de feuillet ou tout autre objet, papier ou non
  • Le personnel de Groupe Routage est formé et sensibilisé aux besoins spécifiques de ses clients en termes d’exactitude, de soin et de qualité, par exemple pour l’envoi de documents reliés, de courriers administratifs personnalisés,
  • Groupe Routage vous propose également un conditionnement à façon pour l’envoi d’objets publicitaires ou goodies ou de badges personnalisés, etc. à insérer dans votre courrier administratif. Un atelier est dédié à cette activité et les manipulations sont effectuées par du personnel en ayant la maîtrise,
  • Groupe Routage est située en face d’un centre de tri postal qui permet un gain de temps considérable pour un envoi sans retard,
  • Toutes les opérations de manipulation à partir de votre commande en fonction de votre cahier des charges, sont régulièrement optimisées et permettent de répondre en temps et en heure à vos demandes,
  • Autre avantage : vous bénéficiez d’un plus non négligeable : des tarifs professionnels postaux.

En termes de coûts globaux, l’externalisation de vos courriers administratifs (ainsi que pour vos colis) fait gagner du temps et de l’argent, le tout sans stress même en cas d’absence (congés, maladie, etc.).

Augmentez votre réactivité

Réduisez vos coûts

Ayez l'esprit tranquille

Nos opérations de mailing postal :

Chronosaure notre mascotte avec des lettres dans la main

Dans le respect des normes de qualité ISO, nous portons une attention particulière à toutes les opérations permettant à vos campagnes de communication d’être mises sous plis et expédiées en bonne et due forme.

Logo AFAQ Qualité ISO 9001
Traitement de fichiers

Traitement des fichiers

Normes RNVP, formatage pour le traitement postal, nettoyages des fichiers (doublons, inversions…). Nous pouvons travailler sur votre base de clients, collaborateurs ou prospects en la rendant exploitable pour le routage et vous faire gagner du temps et des économies (économies d’affranchissement, réduction de taux de retours courriers, élimination des doubles envois…).

Adressage

Adressage

Quelle que soit l’enveloppe que vous choisissez, nous imprimons et adressons le pli de manière que votre premier contact visuel soit qualitatif. De l’enveloppe DL standard à l’enveloppe grand format personnalisée par impression, nous faisons en sorte que la Poste et les autres services de livraison puissent distribuer vos plis comme il se doit.

Rapprochement d’adresses

Rapprochement d’adresses

Que diriez-vous si vous receviez l’offre publicitaire d’une personne inconnue ? Rassurez-vous, grâce à nos machines à lecteurs optiques nous assemblons l’enveloppe et le pli avec l’adresse et le nom du destinataire qui correspondent parfaitement. Ainsi, vos campagnes de marketing postal arrivent dans les bonnes boîtes aux lettres.

Mise sous plis

Mise sous plis

Insérer plusieurs plis dans une seule enveloppe ? Distribuer un ensemble de plis nominatifs ou avec des séries ? Pas de problème !
Nous pouvons même gérer un façonnage avant la mise sous plis, sur des machines à grande cadence ou sur des plieuses simples 2 ou 3 volets pour des petites opérations. Nous sommes opérationnels, que votre campagne de communication soit régionale, nationale ou internationale !

Affranchissement

Affranchissement

Nos machines à affranchir sont équipées de balances postales très précises, vous assurant une tarification postale au gramme près. En effet, gérer les tarifs d’envoi est une discipline que nous maîtrisons ! Type d’opération, nombre de plis, poids des plis, dimensions, catégorie de plis… : nous sommes là pour prendre en main la distribution postale de tous vos mailings publicitaires.

Expédition du courrier

Expédition du courrier

Nous avons judicieusement choisi notre position géographique, face à un centre de tri de la Poste, avec lequel nous travaillons en très bonne synchronisation. Nous ne perdons pas de temps et grâce à notre rapidité de traitement, le timing d’envoi de votre campagne de communication est connu et respecté. Nos mises sous plis et expéditions se font d’ailleurs dans des délais courts, de 24 à 48 heures.

Du nouveau dans le domaine du routage postal et mailing postal

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Nous assurons le routage de vos campagnes marketing dans toute la France

Nous travaillons avec un réseau national de clients pour qui nous réalisons à prix très compétitif l’impression numérique ou offset de leurs campagnes de marketing direct. Que vous soyez une entreprise implantée à Paris, Reims, Lyon, Nantes, Marseille ou Bordeaux, faites appel à l’expertise du Groupe Routage pour un service d’impression et publipostage de qualité au meilleur prix.
Notre service routage et publipostage est disponible dans la France entière, que vous ou votre clientèle soyez implantés dans les régions suivantes :