Courrier administratif

Toutes les sociétés ou administrations ont besoin d’envoyer des courriers administratifs. Si ces derniers sont non imposés en tant que documents papier, ils le sont pour tout document administratif réglementaire. Il s’agit de factures, relevés de compte, avis de paiements, bulletins de salaire, notifications auprès d’employés ou de tiers. Il faut bien avoir conscience que, légalement, certains documents doivent être conservés quelque temps selon le document administratif concerné.

Le problème de l’envoi des courriers administratifs se pose dès que le nombre devient important ou qu’il faut ajouter un second feuillet, relier les feuillets avant mise sous enveloppe, ou joindre un badge ou autre objet plat pour rester dans la norme « lettre ».

En effet, pour quelques envois seulement, l’opération est aisée mais peut revenir cher à partir d’un document de traitement de textes (courrier en mode publipostage) et d’un autre sur tableur (coordonnées clients et renseignements chiffrés).

Pour cette opération « faite maison », il faut posséder :

• une imprimante,
• un pèse-lettre mécanique,
• du papier et des enveloppes, qu’il vous faudra acheter par avance et stocker de façon adéquate,
• des timbres de montants divers (selon poids de la lettre) pour le dépôt en boite aux lettres La Poste où vous voulez,
• une balance électronique reliée à un bureau de poste imposé pour la dépose, si votre volume de courriers administratifs et autres est relativement conséquent et régulier,
• une machine de mise sous pli (achat ou location) dans un local dédié avec votre stock Papier pour une manipulation facilitée et un gain de temps certain.

Pourquoi l'externalisation de la gestion du courrier administratif peut être la solution ?

Tous ces postes représentent des coûts chiffrables (et payables par avance) non négligeables, en plus du temps de dépôt physique de vos lettres en bureau de poste à déterminer, le ramassage par un agent de Poste représentant un coût très élevé.

Outre le fait que ces opérations d’achats divers et de manipulation prennent du temps qui n’est alors pas consacré à l’activité principale de vente ou autre, les frais directs et indirects augmentent très vite si le nombre des envois augmente ou s’il faut y joindre un imprimé, guide ou revue. Le calcul du prix de revient total est à calculer, et il est souvent élevé !

La solution qui en découle est de faire effectuer le travail en sous-traitance (externalisation). C’est là qu’intervient le prestataire d’entreposage logistique. Ce sous-traitant ne met pas seulement un entrepôt avec stockage spécifique des matériaux « papier » (large gamme de papiers d’impression et d’enveloppes) pour répondre non-stop à vos commandes, mais aussi, en amont, il s’occupe de vos impressions de vos courriers et éventuels feuillets ou pages complémentaires grâce à un logiciel dédié confidentiel, selon votre propre Charte graphique, et des envois.

Groupe Routage, entreprise de routage spécialisée sur l’ensemble des opérations logistiques (Supply Chain), est certifiée ISO 9001. Elle possède une parfaite maîtrise de l’ensemble de ses prestations, de l’entreposage / stockage à la remise en poste de vos documents et/ou colis. En qualité de logisticien externe, Groupe Routage vous assure, pour l’envoi de vos courriers administratifs, mais également commerciaux, promotionnels et de campagnes publicitaires, une prestation parfaite pour :

• un conseil auprès de ses clients pour la mise en œuvre la plus optimisée et à un coût au plus juste pour l’envoi de vos courriers administratifs personnalisés,
• une considérable gamme de papiers/enveloppes vous sont proposés pour l’impression de vos courriers personnalisés,
• l’impression de vos documents est de grande qualité et de nombreuses polices de caractères et un grand panel de couleurs vous sont proposées. Votre charge graphique est respectée grâce à un Cahier des charges qui vous est spécifique pour vos propres besoins,
• Groupe Routage, grâce à son parc de machines (impression, mise sous pli) régulièrement entretenues, vous offre un service spécialisé : agrafage, reliure, insertion de feuillet ou tout autre objet, papier ou non
• Le personnel de Groupe Routage est formé et sensibilisé aux besoins spécifiques de ses clients en termes d’exactitude, de soin et de qualité, par exemple pour l’envoi de documents reliés, de courriers administratifs personnalisés,
• Groupe Routage vous propose également un conditionnement à façon pour l’envoi d’objets publicitaires ou goodies ou de badges personnalisés, etc. à insérer dans votre courrier administratif. Un atelier est dédié à cette activité et les manipulations sont effectuées par du personnel en ayant la maîtrise,
• Groupe Routage est située en face d’un centre de tri postal qui permet un gain de temps considérable pour un envoi sans retard,
• Toutes les opérations de manipulation à partir de votre commande en fonction de votre cahier des charges, sont régulièrement optimisées et permettent de répondre en temps et en heure à vos demandes,
• Autre avantage : vous bénéficiez d’un plus non négligeable : des tarifs professionnels postaux.

En termes de coûts globaux, l’externalisation de vos courriers administratifs (ainsi que pour vos colis) fait gagner du temps et de l’argent, le tout sans stress même en cas d’absence (congés, maladie, etc.).