Il s’agit du support papier (gestion documentaire physique) ou informatique (fichiers de stocks entrées et sorties, traitement des commandes, envoi de marchandises, retour invendus ou retours clients…) qui retrace les documents émis par une société.

Trop de supports utilisés par une personne et surtout par plusieurs en même temps entrainent immanquablement des erreurs dans leur traçabilité : oubli d’enregistrement, retard d’information, perte de documents, mise à mal des données confidentielles de l’entreprises…

Une mauvaise gestion de stockage logistique documentaire impacte directement le bon fonctionnement de l’entreprise et bien souvent aboutit à une perte du chiffre d’affaires, voire une perte de la clientèle et une mauvaise image du vendeur.

Le support papier a un coût certain souvent non identifiable, car :

Non seulement les coûts sont directs :

• matériels et fournitures d’impression,
• fournitures papier (papier, enveloppes, emballages),
• classeurs, lutins ou autres et
• autres liés à ce type de stockage papier : local spécifique de stockage

mais aussi indirects (et/non prévisibles), à savoir :

• temps de manipulation humaine pour le travail de stockage,
• recherche de documents,
• réapprovisionnement de stocks de matériels et fournitures
• révision des matériels à prévoir en fonction de leur utilisation,
• solution de dernière minute si l’un des matériels tombe en panne…

Plus les ventes sont importantes, plus les coûts indirects sont élevés mais sans pour autant être quantifiés réellement. De plus, le support papier demande un personnel très restreint afin d’éviter les oublis de classement et pertes de documents.

Que ce soit pour la logistique documentaire papier ou informatique, il faut que tous les documents soient conformes aux règlementations légales de l’entreprise et des envois de marchandises (normes européennes et internationales). Ce qui complique encore la tâche !

La solution : Gérer et améliorer votre logistique documentaire en externe

Vous êtes une entreprise et la gestion documentaire vous prend de plus en plus de temps et donc ne vos permet plus de faire votre véritable activité de vente et recherche de clients ? Vous cherchez à améliorer la logistique documentaire et connaître les coûts réels de cet aspect de votre activité ?

Groupe Routage est la solution idéale pour vous conseiller et vous aider dans ces tâches. De plus, vous pourrez ainsi évaluer et calculer vos frais tout compris.

Grâce à son expérience en logistique, de l’entreposage, le stockage et jusqu’à l’expédion de vos commandes, toute la chaine logistique et votre logistique documentaire (approvisionnement de tous les documents, demandes, retours, etc.) sont optimisés et à votre disposition.

La mise en place d'un outil de gestion logistique marketing spécifiquement créé, 1.2.3 LOG, vous permet, ainsi qu’à vos collaborateurs autorisés, de voir les stocks, prévoir les réapprovisionnements, passer des commandes sur la plateforme et retrouver l'ensemble des outils de communication de votre marque.

L'outil de prise de commandes est entièrement personnalisable à l'image de votre entreprise, disponible en ligne 24/24 heures et à distance. Il suffit d'avoir une connexion internet.

Les utilisateurs commandent sur l'application 1.2.3 LOG avant 12 heures et les commandes sont ensuite préparées et expédiées le jour même.

Votre réseau (commercial, franchise, service commercial) ou client est prévenu qu'une commande est en cours et que le colis lui sera livré sous 48 heures contre signature ou sous toute autre forme comme indiqué sur la commande et le mode de transport en vigueur.

Les documents physiques à destination de vos clients seront distribués dans vos différents réseaux de distribution afin que l’information soit complète auprès de tous les intéressés : franchises, enseignes, agences, points de vente, grande distribution, filiales, directions régionales sièges sociaux, les commerciaux…

Groupe Routage peut également imaginer de mettre une boutique de commandes auprès des différents réseaux pour qu'ils aient l'autonomie de passer leurs commandes ou encore donner un l'accès libre à vos clients du choix des documents qu'ils souhaitent recevoir directement chez eux après avoir validé un choix sur votre site internet (brochure, magazine, échantillons ...).

Groupe Routage est une plateforme de stockage logistique pour l’ensemble des étapes de la chaine logistique. De l’entreposage avec vérification des quantités et qualité des matériels reçus de vos divers fournisseurs, du stockage physique et informatique de vos produits et matériels, de la préparation de vos commandes et les documents correspondants, la mise à jour de vos stocks, du conditionnement, de l’emballage, du colisage, de l’expédition et du suivi des colis envoyés.

Votre dossier informatique est toujours à jour et vous avez une vue complète de vos documents logistiques. Votre logistique documentaire est complète, renseignée et à tout moment à votre disposition.

Le stockage logistique de vos documents se fait à tous les niveaux, à savoir :

• marketing
• documentations et fiches techniques,
• documents administratifs et/ou commerciaux,
• les PLV porte-brochure / porte-document / présentoirs PVC ou Carton / Porte-Flyers,
• la signalétique (panneaux intérieurs et extérieurs à l’entreprise)
• la vitrophanie (films adhésifs destinés à être appliqués sur une vitre vitrine ou toute surface vitrée, et à être vus de l'extérieur par transparence),
• les stop-rayons (PLV qui vient se fixer sur les linéaires d’un magasin afin de capter l'attention de l'acheteur qui parcourt un rayon et de le « stopper ». Il signale une nouveauté, une promotion, et mettre en avant de votre produit.
• les documents papier tels que affiches, les dépliants ou leaflets, mais aussi du packaging,
• les goodies, box découverte, coffrets cadeau et échantillons gratuits

L’ensemble des éléments et documents qui sont à votre disposition apporte un avantage certain pour vos clients : vous améliorez la distribution dans votre réseau ou auprès du client final. Vous avez donc une visibilité complète et immédiate de ce dont vous disposez et ce que vous pouvez faire à l’instant T mais aussi prévoir à terme (campagne marketing, campagne promotionnelle, etc…).

Le plus de la solution d’externalisation de votre logistique documentaire

Groupe Routage peut, en plus de la diffusion, gérer la réalisation de vos supports de communication. En effet, dans l’objectif de réduire vos coûts d'achat de matériels et fournitures ou imprimés à l’extérieur et ainsi de réduire les délais d'approvisionnement, Groupe Route s’occupe pour vous de toute la logistique Impression, à votre image, selon vos souhaits et vos besoins.

Groupe Routage, véritable conseiller lors d’échanges sur votre cahier des charges et du développement de votre activité, prend en considération des plans de progrès pouvant être pris en compte. Grâce à notre certification ISO 9001, nous sommes à même d’optimiser toutes les étapes de nos activités et savons faire évoluer nos outils logistiques en fonction de vos spécificités et de vos attentes.