Trois manières s’offrent à vous pour la mise sous pli de documents papier (lettre ou lettre accompagnée d’un second document), à savoir :

• Manuelle,
• Semi-automatique,
• Automatique

La méthode manuelle s’adresse aux TPE, TPI qui ont un budget limité, dont c’est le premier envoi en nombre, ou ne connaissent pas encore les avantages d’un routage par une société telle que Groupe Routage.

L’avantage d’une manipulation humaine interne pour l’impression du document principal (courrier simple) ou du document principal accompagné d’un autre document papier (bon d’achat, avoir sur prochain achat, etc…), est le coût moindre (achat du propre papier d’impression, du toner noir et couleurs, des enveloppes à fenêtres auto-adhésives, des stickers avec vos noms et adresse à coller sur l’enveloppe pour les retours de courriers qui ne trouveront pas leurs destinataires, des timbres si vous n’avez pas de machine à affranchir en location. A vous ensuite de vous déplacer jusqu’au prochain bureau de Poste près de chez vous ! L’énorme inconvénient vient du fait que pendant que vous faites vos emplettes, dont le stock restant devra être entreposé ensuite quelque part au sec et sans nuisibles (évitez les greniers, caves ou box), vos impressions et manipulations diverses, vous ne pouvez pas vous consacrer à votre activité principale : le commerce, répondre aux mails, enregistrer les commandes, faire partir les commandes au plus vite, recherchez des prospects pour pérenniser votre affaire… En termes de coûts cachés (heures de main-d’œuvre totales accumulées pour une seule campagne de routage postal), il est très important d’en tenir compte dans votre business.

La méthode semi-automatique s’adresse aux TPE, TPI qui ont déjà compris que le temps c’est de l’argent et qu’il était préférable, dans un premier temps, de dépenser un peu plus et de mettre sous pli de façon semi-automatique. On entend par ce terme l’achat ou la location auprès d’un fournisseur (de type Pitney Bowes) d’une machine à mettre sous pli, avec 2 bacs, l’un pour le courrier principal et le second pour le feuillet complémentaire s’il existe. Bien entendu, les enveloppes mécanisables sont à acheter (auprès de ce même fournisseur ou un autre fournissant ce type d’enveloppes), ainsi que des bidons de « colle spéciale » pour enveloppes.

L’avantage est le temps gagné à plier puis insérer les lettres (et le second document éventuellement) dans les enveloppes qui sont collées automatiquement, sans aide humaine externe (détachement de la languette auto-adhésive ou rabat de la languette adhésive). Cette machine à affranchir doit être vérifiée régulièrement (contrat de maintenance) afin de ne pas bloquer lors d’une mise sous pli. Cela fonctionne très bien et, par rapport à la méthode manuelle, elle fait gagner un temps précieux. L’inconvénient est bien évidemment que tout le reste des manipulations doit se faire manuellement, donc cela prend un temps certain qu’il ne faut pas négliger, et un investissement (achat ou location avec contrat de maintenance).

La méthode automatique s’adresse aux sociétés qui ont bien compris que, si elles font tout elles-mêmes au niveau des envois en nombre, cela peut nuire au bon fonctionnement de leur commerce, enseigne, e-commerce, entreprise en ligne et vente par correspondance. Cela est d’autant plus vrai que, pour certains commerces, les envois sont en très grand nombre et qu’il faut du personnel pour cela. Or, le coût de la main-d’œuvre est aléatoire lorsque l’on débute (intérim, extras, étudiants …) et que tout dépend si l’on trouve du personnel externe en temps et en heure. La solution trouvée est donc la méthode automatique, c’est-à-dire faire faire le travail en externe via une société de routage postal.

Les avantages de faire appel à une entreprise telle que Groupe Routage est qu’elle va s’occuper de toutes les étapes logistiques :

• Le coût par avance de ce que va vous coûter la prestation globale (impressions et affranchissements),
• La mise en forme de votre lettre personnalisable à partir de vos fichiers ou de l’achat de fichiers de clients cibles,
• La validation par Bon à Tirer (sur papier ou en version PDF), vous permettant une éventuelle modification avant impression définitive,
• La production d’impressions parfaites en termes de couleur, grammage de papier, respect des normes postales,
• La mise sous pli parfaite, sans raté ni blocage de machines (notre parc-machines est vérifié et contrôlé régulièrement) ou manque de matériels (enveloppes, colle),
• L’affranchissement aux tarifs « entreprises » pour envois en nombre,
• La remise en Poste pour envoi des courriers (France et Etranger),
• La gestion de vos fichiers suite au retour des courriers n’ayant pas abouti.

Pas de mauvaise surprise donc. Même si votre timing s’avère être serré, la prestation sera faite en temps et en heure grâce aux matériels et au personnel compétent et à votre service, ainsi que la situation géographique face à un Centre de tri de la Poste.

L'inconvénient est qu’il vous faut trouver un fournisseur de services sérieux et soucieux de vos besoins et dont les prix sont calculés au plus juste. En cela Groupe Routage, entreprise certifiée ISO 9001, a l’obligation et la volonté de respecter toutes les étapes de conformité de votre opération de publipostage.