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Comment externaliser l'envoi de documents de communication ?

Externalisation envoi de documents de communication

La dématérialisation de factures - et la dématérialisation en général - apporte de nombreux avantages mais aussi des inconvénients dont certains impactent les entreprises de routage postal ou de traitement administratif. En effet, si la numérisation permet d'accélérer certains processus et d'en alléger la gestion, elle réduit très fortement les volumes de correspondances papier.

Mais cela n'est pas un mal pour autant. Le support papier reste un média privilégié pour de nombreux types de communication : courrier de correspondance (B2B ou B2C), documentations commerciales, fiches d'informations, flyers, leaflet ou cartes de correspondances pour ne citer qu'eux, sont des supports pour lesquels le papier est justement préféré.

Tout numériser n'est pas forcément une bonne stratégie, pour vous comme pour vos destinataires.

Dans ce cas, comment envoyer des documents en grande quantité ?

Pour certaines entreprises, il arrive un moment donné où les correspondances qui ne peuvent pas être dématérialisées atteignent des volumes importants. Déjà à partir de quelques centaines de plis postaux il devient difficile de gérer les envois vers les boîtes aux lettres de destinataires. Effectivement, il ne suffit pas de coller un timbre sur chaque enveloppe ! Il faut également maîtriser les tarifs postaux professionnels, l'impression des documents personnalisés (nom, prénom, etc), l'impression des enveloppes, faire correspondre les bonnes enveloppes avec les bons plis, mais aussi gérer la liste des destinataires qui doit être aux normes RNVP, sans doublon ni erreurs ! Ensuite il faut déposer le tout en bureau de poste... Autant vous dire que cela nécessite une expertise et un temps conséquent que seul un prestataire spécialisé en routage postal saura gérer.

Pourquoi externaliser son Service Courrier ?

Bien sûr, vous l'aurez compris, ne pas externaliser l'expédition postal de son courrier engendre des coûts budgétaires importants, non pas seulement du fait de la mise sous plis, mais aussi de tout le matériel, le personnel et le temps passé pour gérer l'ensemble du processus.

De plus, le temps et l'argent étant lié, vous perdrez aussi beaucoup de journées de travail, avec en plus des temps de gestion et d'administration non négligeables. Mais aussi, un professionnel du routage postal saura faire le tout dans le respect d'un process qualité. Parce que si vous expédiez des courriers aux mauvais destinataires, votre image de marque va en prendre un sacré coup !

Un prestataire en expédition de courrier en masse a cette capacité de contrôle et de suivi qualité qui, eux aussi, nécessite du temps, des moyens et du personnel ! D'ailleurs, chez Groupe Routage, nous suivons la norme ISO-9001 et avons en plus nos propres process qualité (brief techniques, brief client, amélioration continue, reporting...) et ce n'est pas pour rien. Le routage postal implique de la vigilance et donc de la rigueur.

Enfin, la mise sous pli et l’affranchissement ne sont pas les seuls axes de qualité. La traçabilité par exemple, l'archivage, l'amélioration des listes de diffusion ou encore l'encaissement de saisonnalité sans perturber le personnel ou encore la liaison avec d'autres prestations comme l'utilisation des listes de contacts pour gérer vos emailing, sont des atouts non négligeables.

Quel est le coût d'un routage postal ?

Voilà une question importante, mais difficile de vous répondre sans éléments ! Chaque demande à ses spécificités. Par exemple, certains plis postaux vont inclure un document additionnel, qui peut être aussi personnalisé ou non, ajouté ou non suivant le type de destinataire, plié en deux ou en trois... Le courrier peut inclure un échantillon, être lourd ou léger, dans une enveloppe personnalisée, une enveloppe sécurisée...

Il y a tellement de variantes que seule une demande précise et si nécessaire l'établissement d'un cahier des charges permettront de répondre à la question du budget. Sachez néanmoins que chez Groupe Routage nous maîtrisons les tarifs postaux de façon très précise et avons plus de 15 ans d'expérience en routage postal. Nous pouvons de ce fait vous proposer des prestations d'expédition de courrier avec des tarifs au plus juste et nous adapter sur l'envoi de quelques centaines de plis postaux comme des dizaines de milliers !

D'ailleurs, si vous souhaitez une première approche, vous trouverez ici un simulateur pour une première ébauche tarifaire.

Comment faire pour externaliser l'envoi de documents en grande quantité ?

Tout d'abord, nous pouvons bien entendu expédier toutes sortes de supports papier : courriers de correspondance mais aussi supports de communication marketing imprimés (flyers, plaquettes, pochettes, dépliants, cartes postales...)

La première étape est donc de nous contacter, tout simplement !

Puis nous vous envoyons une étude tarifaire, que nous pouvons réaliser dans un délais très court si vous avez une urgence, en général le lendemain voir dans l'après midi pour une demande faite le matin. Ensuite, nous réceptionnons vos documents (que nous pouvons réceptionner séparément en cas d'assemblage de documents) et nous nous occupons de tout le reste, jusqu'en dépôt de poste. Nous sommes justement situés à quelques mètres d’un centre de tri, ce qui nous permet - en plus de notre rapidité d’exécution - d’assurer des délais courts, parfois 24h seulement.

Pour cela, nous pouvons aussi vous soulager en gérant l'impression, car nous pouvons imprimer toutes sortes de supports de communication. Vous êtes donc serein car il suffit de nous envoyer vos contenus numériques et nous faisons le reste. Encore une preuve que le numérique ne fait pas tout !