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Retour du fax ? Qui l'utilise encore ?

Le retour du fax ? Qui l'utilise encore ?

Le fax, une idée historique

Le fax, nom issu du latin "Fac Simile" c'est à dire "reproduit à l'identique" ou "télécopieur" a connu un grand succès dans les années soixante et s’est largement développé même chez les particuliers. Bien entendu, c'est surtout dans les entreprises qu'il est le plus utilisé et reste aujourd'hui toujours en usage. S'il doit son existence aux travaux d'un Ecossais nommé Alexander Bain, en 1842, lequel utilisait alors le réseau télégraphique, nombreux seront ceux qui perfectionnent l'idée de transmettre des documents à distance. Caselli, Amstutz, Korn, Belin, Muirhead puis des compagnies comme Xerox, Ricoh, Sagem... Pour finalement arriver à cet appareil que nombreux d'entre nous avons connu. D'ailleurs, combien de personnes ont encore le souvenir de son bruit si caractéristique, que l'on entendait lorsqu'on appelait par erreur la ligne de fax au lieu de celle du téléphone ?

Le fax est toujours d'actualité

Il semble que plus de 300 millions de numéros de fax sont encore actifs dans le monde. Cependant, en 2018, il y aurait encore eu 46 millions de fax en service. Au Japon, la quasi-totalité des entreprises possèdent un télécopieur. En tant que plus grands utilisateurs de télécopieurs du monde, leur choix d'utiliser cet appareil tient surtout à la confirmation indiquant que le document a bien été reçu par le destinataire. Quant à la France, 1,2 million de fax sont en service, selon Orange, un chiffre qui n'a même pas baissé de moitié, par rapport aux années 90 où l'on recensait deux millions de fax dans l'hexagone. Le fabricant Ricoh, par exemple, assure qu’il en vend une cinquantaine chaque mois dans notre pays.

Le fax devient numérique

Sur la totalité des personnes interrogées par IDG MarketPulse, Enterprise Fax and Capture Technology, 44% déclarent utiliser la télécopie papier et plus d'un quart d'entre eux affirment que leur volume de fax par papier ne changera pas. Et même un autre quart des sondés s'attend à ce que ce volume papier augmente. Pourtant, la dernière fois que IDG a sondé le marché, en 2017, les analystes ont constaté que seulement 60% des répondants utilisaient le papier, ce qui représentait alors une diminution de près de 30% sur les deux dernières années seulement.

En effet, le fax n'échappe pas à l'évolution numérique et s’adapte aux technologies dématérialisées. Outre le fait de s’affranchir des problématiques de la machine physique (encre, papier, panne...), la mobilité est l’un des points clés de cette évolution. Que ce soit via un ordinateur portable, une tablette ou un smartphone, il est devenu possible de faxer de n'importe où dans le monde, à condition qu'il y ait un réseau adéquat!

A propos de réseau, le traditionnel réseau téléphonique commuté (RTC) des télécoms disparaît à partir de 2023. La disparition de ce réseau, historiquement utilisé par le fax, ne devrait poser aucun problème puisque la fin du RTC ne signifie pas l’arrêt des lignes de téléphonie fixe, mais simplement un changement de standard.

Dans tous les cas, la dématérialisation du fax apporte de nombreux avantages :

elle supprime pratiquement tous les problèmes de télécopie manuelle (encre, papier, panne, maintenance) elle permet un meilleur contrôle des données et permet un traitement de bout en bout avec les logiciels de gestion et d'administration en entreprise elle permet la mobilité, un grand avantage pour envoyer et recevoir les documents en dehors du bureau et y accéder en les archivant elle permet d'accroître la sécurité, grâce à l’encryptage, ainsi que la compression du fichier en format zip avec une clé de sécurité elle ne supprime par la valeur ajouté du fax : la reconnaissance légale. Envoyer un fax par internet reste en effet reconnu comme valeur légale pour un document elle n'empêche pas le principe d'accusé de réception

Le fax, une valeur sûre...

En France un document faxé peut être reconnu comme document officiel, du fait de la traçabilité de l'envoi et de la possibilité de réellement signer sur le papier. Pour les entreprises par exemple, il peut faire office de consentement de preuve commerciale. C'est une des raisons pour laquelle il est utilisé par les avocats, les hôpitaux, les administrations...

A l'inverse, si l’email est rapide, il est souvent formellement interdit de l’utiliser pour envoyer des données personnelles ou bien des documents officiels, et ce dans de nombreuses administrations (santé, droit, finance...). Pourtant il existe des solutions de sécurisation et de signature électronique de plus en plus admises par les institutions, mais leur mise en place est souvent coûteuse et complexe, notamment pour certains utilisateurs (médecins, avocats, agents immobiliers…). Le temps perdu et les risques associés aux télécopies égarées vont certainement obliger ces activités fortement réglementées à envisager des alternatives...

En ce qui concerne la sécurité, il est plus difficile d’avoir les outils pour pirater un fax que pour un email. Au dire de l'Agence Nationale de Sécurité des Systèmes d'Information, le fax est en effet plus sécurisé, en tous cas plus qu'un mail, sauf que...

...mais pas forcément

Comme tous les canaux dématérialisés, en contrepartie de la facilité et de la rapidité d’utilisation viennent des problématiques de sécurité. En effet, puisque les fax sont transformés en documents numériques et vice versa, via des réseaux internet, ils sont exposés aux risques de piratage, tant pendant la transmission qu'en ce qui concerne le stockage. La sensibilisation des utilisateurs est donc importante, notamment pour inciter les utilisateurs à télécharger les dernières versions des patchs de sécurité.

Autre point, les fax imprimaient autrefois ligne par ligne. Désormais, ce sont des imprimantes qui prennent en charge la fonction de fax. De ce fait, elles reçoivent les documents sous forme de code informatique. Hors, qui dit code dit piratage. Le fondateur de la société de cyberprotection ZENData, Steven Meyer, explique dans un rapport que le hacker peut envoyer un document qui surcharge la mémoire de l’imprimante. Lorsque la mémoire de la machine est saturée elle doit alors chercher un stockage annexe, ce qui ouvre alors une porte dans le réseau informatique local. «Au mieux, l’assaillant prend le contrôle de l’outil d’impression, au pire, il s’infiltre sur le réseau et se connecte sur tous les ordinateurs de la société», précise-t-il.

Pour Lennig Pedron, directrice de SecuLabs, il faut relativiser : «Les résultats de l’étude ne sont pas une surprise. Que le fax ne soit pas plus sécurisé que l’e-mail, c’est une réalité. Ce qui est plus dangereux, c’est que les étapes de la cyberattaque soient autant détaillées dans le rapport.»

Pour prévenir ce type d’agression, il suffirait simplement de mettre à jour son imprimante et de la débrancher lorsqu'elle est inactive... Est-ce vraiment suffisant ? Qu'en est il lorsque l'appareil est en service et que le patch n'est pas encore diffusé, si la brèche n'est pas encore connue par le fabricant ?

Si la sécurité pose problème, la technologie qu'elle implique ajoute une nouvelle couche de contraintes. En Suisse par exemple, les médecins de ville ne disposent pas de moyens suffisants pour s’équiper de technologies numériques. Avec 12 000 ordinateurs et plus de 10 000 utilisateurs, les failles informatiques générées par les fax sont le lot quotidien du CHUV. Si la confidentialité leur interdit de communiquer via des e-mails ordinaires, les e-mails cryptés demandent un abonnement et une compatibilité de système entre les deux parties. Ainsi, avant chaque échange, l’hôpital doit effectuer une vérification des moyens de communication dont dispose son partenaire, ce qui est très contraignant.

Le fax et le mailing

Les utilisateurs de fax le savent : un fax c’est comme une boîte aux lettres, on reçoit de la pub ! Il n'a en effet pas de filtre anti spam. De plus, le document est dans 99% des cas parfaitement acheminé jusqu’au destinataire, qui l'aura forcément lu, tout au moins il aura eu la feuille en main et son œil aura parcouru le document. Une bonne aubaine donc pour les démarcheurs.

Mais avec la numérisation du télécopieur, il devient facile d'envoyer un fax vers une adresse mail, on parle alors de fax to mail. Réciproquement, il est devenu possible d'envoyer un mail vers un fax (mail to fax). L'utilisateur peut alors recevoir ses fax directement dans sa boite mail. Dans certaines grandes entreprises, chaque utilisateur à même son propre numéro de fax, simplement pour envoyer vers des email. Dès lors que le document fax s'ouvre au réseau et aux outils numériques on peut imaginer toutes sortes d'applications, par exemple utiliser l’appareil photo de son téléphone pour envoyer l'image par fax, envoyer le fax depuis des outils collaboratifs, expédier via une adresse email spécifique...

Le fax et l’expédition de courrier

Si lancer des campagnes publicitaires par fax était courant dans les années 90, les volumes de publicités envoyées par ce canal ont fortement diminué. Les numéros de télécopieur étant de moins en moins mis en avant, voire dédiés à des services qui ne les communiquent qu’au cas par cas, il devient de plus en plus difficile de faire de la prospection à l’aveugle. Également, l’envoi par fax étant moins qualitatif que l’impression d’un courrier, les campagnes de publicités par voie postale restent un support privilégié. Les services de routage postal (expédition de courrier en masse) ainsi que ceux de gestion de fichiers d’adresses de prospects pour du ciblage publicitaire, restent donc privilégiés face au télécopieur. Les logiciels qui permettent d’envoyer en masse des fax (à condition d’avoir les numéros des correspondants) sont donc de moins en moins utilisés, au bénéfice des logiciels d’emailing, des services de routage postal et des prestataires proposant des fichiers de prospection.

Que conclure sur le fax ?

Alors que de plus en plus d'organisations se tournent vers les outils numériques, on peut constater une augmentation des télécopieurs hybrides, lesquels permettent de répartir les correspondances entre les serveurs de fax et les services cloud ou de mailing par exemple. Toutefois, la sécurité est devenue une préoccupation majeure pour les entreprises et les télécopieurs n'échappent plus à la problématique de la confidentialité. Certaines structures font l'effort de déployer des services de mailing sécurisés alors que d'autres manquent encore de moyens pour le faire. Mais globalement, c’est sans doute encore l’habitude qui joue le plus. D'ailleurs selon Michel Dudet, directeur stratégie et études chez Orange, ce serait l'un des principaux arguments cité pour en justifier son usage. Dans tous les cas, le fax se fond de plus en plus dans la dématérialisation et reste un outil complémentaire à différents autres outils de diffusion, tels que l’emailing, le routage postal ou l’envoi d’un courrier postal.