Qu’entend-on par courrier de gestion ?

Le courrier de gestion représente l’ensemble des documents concernant la gestion de l’entreprise. On y trouve les documents qu’une société doit émettre envers son personnel comme les bulletins de paie (fiches de salaire) dont l’imprimé est obligatoire et doit être gardé selon l’objet (Travail, santé, famille, logement, véhicule, assurance, impôts et taxes, etc.), ses fournisseurs et ses clients ainsi qu’au fisc. Un tableau en pièce jointe récapitule les différents documents papier à conserver (origine : kelwatt.fr).

Ces documents imprimés ont une portée officielle, commerciale, juridique ou financière qui légitime la relation entre l’expéditeur et le destinataire. Les informations portées sur les courriers de gestion sont personnelles et souvent confidentielles.

Il faut donc que les fournisseurs de ces documents de gestion soient émis sur papier pour une conservation possible, ou encore que vous alliez sur le site dudit fournisseur afin d’imprimer vos factures et autres documents idoines.

Comment définir l’éditique ?

L’éditique est un mot compliqué pour simplement dire « outils de gestion » de l’entreprise, donc tous les documents créés pour pouvoir émettre des courriers de gestion. Après création, ils sont produits de manière automatisée, permettant non seulement un suivi sûr mais également production en masse de documents d'une entreprise (ou d'une administration) ayant une structure générale fixe (publipostage, contrats, factures, relevés de compte...) et également des parties variables en fonction du destinataire (messages publicitaires, campagnes marketing évènementielle, promotions...).

Ces documents sont créés à partir de tableaux Excel, et sur des ERP (logiciels de gestion d’entreprise) de type Sage ou SAP pour les compagnies plus importantes, ou encore des logiciels spécifiquement conçus pour être au plus près du type de clientèle…

Prenons l’exemple d’une facture. Pour pouvoir l’émettre, il faut :

• Que la société ait auparavant créé un papier en-tête avec mentions légales, avec si possible au dos les conditions générales d’utilisation ou de vente,
• Un fichier clients à jour,
• Un tableau des tarifs en vigueur ainsi qu’éventuellement des ristournes ou autres avantages clients, selon un des tableaux Excel, par code article ou code spécifique (dénomination),
• Qu’il y ait eu une transaction, donc, fichier des stocks ou de prestations de service avec mise à jour après commande ou travail fait selon un échéancier (toute la chaine logistique est visée par cette transaction),
• Un tableau comptable avec les numéros de facture, ce qui est facturé et ce qui rentre en caisse (et comment : virement, PayPal, chèque bancaire, carte de débit),

On remarque que tout provient de l’humain : la création de tels fichiers, peu importe l’ERP utilisé, est l’œuvre d’une ou plusieurs personnes en fonction de la taille de la société.

Pourquoi encore envoyer des courriers personnalisés ?

83% des clients se disent attachés au courrier pour ce type de documents de gestion. Il est vrai qu’une facture à imprimer à partir d’un site internet fournisseur (essentiellement d’énergie) requiers un goût pour le web et un coût pour les fournitures à payer soi-même (imprimante, toners, papier).

En général, l’envoi d’un imprimé ou courrier de gestion peut se faire de manière que les clients (ou prospects) soient dès sa prise en main, réceptifs. Il faut penser au choix de la texture et grammage du papier, aux couleurs et aux visuels utilisés selon le type de document, et même au format et à l’impression éventuelle de l’enveloppe…

L’imprimé donne une possibilité de création quasiment à l’infini et doit refléter la société de tous types d’activité professionnelle.

Le prospect recevant un devis pour tel ou tel produit peut recevoir un ajout (second feuillet pour ristourne pour achat immédiat ou quasi immédiat, coupons (vouchers) pour prochain achat sur une liste de produits ciblés), voire une brochure ou des échantillons (souvent très appréciés car le client se rend compte du produit même et il s’agit d’une sorte de petit cadeau gratuit avant même le premier achat).

Aujourd’hui le document de gestion imprimé sert de passerelle vers le web pour les différentes générations de personnes. Même si la pratique des documents de gestion en ligne permet de régler une facture, remplir un formulaire, ou même réaliser un achat complémentaire en quelques clics sur son mobile, l’imprimé est, lui, adressé spécifiquement à son unique destinataire. Le courrier de gestion contient des informations confidentielles et/ou personnelles qui rendent une relation privilégiée et exclusive entre lui-même et l’expéditeur. Celui qui reçoit une facture visualise bien qu’il doit la régler (ou qui reçoit un échéancier de paiements). Même mise sur un coin de meuble, l’imprimé permet le rappel de cette créance (dette) pour éviter les désagréments et inconvénients en cas d’oubli (le courriel ne permet que peu cette demande d’action ultérieure).

Certains fournisseurs, sous prétexte de démarche écologique, ont fait le choix de dématérialiser les courriers de gestion envoyés à leurs clients. Ne soyons pas trop naïfs. En réalité, la dématérialisation (envois sur compte client via leur site internet) engendre bien moins de frais de manutention (comptable / assistant comptable / assistant administratif) et de fournitures (imprimante grosse capacité, papier, enveloppes, toner / encres N + couleurs) et affranchissements. À ajouter à ces frais, pour les grandes société avec un grand nombre de clients, la fourniture (achat ou location) et l’entretien d’une machine de mise sous pli avec achat de colle spéciale, enveloppes mécanisables. Sans compter le coût du local spécifique pour ces machines et pour le stockage des fournitures qu’il faut comptabiliser et réapprovisionner avant de manquer de matériels.

Cependant, il faut le reconnaître, la démarche écologique même si elle part d’une économie de la part du fournisseur, est une bonne chose pour la planète !

Comment envoyer les courriers de gestion ?

Encore bon nombre de sociétés continuent d’imprimer les courriers de type factures à leurs clients car ces derniers souhaitent souvent conserver le courrier imprimé comme canal relationnel. Il y a une relation « plus tangible » entre le fournisseur et le client. Le courrier relationnel (demande de renseignements, devis) ou de gestion (bon de livraison, facture, bon de garantie) s’archive et se conserve durablement.

Jusqu’à il y a peu, la facture se trouvait systématiquement avec le Bon de Livraison à l’intérieur du colis sur tout le territoire français. Dorénavant, avec la multiplication des plateformes e-commerce (marketplaces), les colis arrivent au fur et à mesure des divers fournisseurs et une facture globale de la plateforme à qui le client verse l’ensemble des achats en ligne.

A noter que pour l’étranger (option Monde), une société doit émettre 3 factures originales sur papier à en-tête pour les Douanes (droits, normes) ainsi que tous les documents relatifs à la marchandise envoyée.

Une entreprise a deux moyens d’envoyer les courriers de gestion : directement ou via une société de publipostage. Pour qu’une entreprise (ou administration) puisse envoyer du courrier en (très) grand nombre, il faut qu’elle ait une structure très importante où tous les documents peuvent être imprimés de façon nominative et aux normes postales en vigueur (avec mises à jour régulières), mis sous pli et affranchis au tarif postal correspondant. Cela représente un travail énorme (temps et main d’œuvre) et un coût très important (stocks de fournitures et coûts des personnels). Le dépôt en Poste doit aussi être prévu (des frais sont également à prévoir pour qu’un employé des Postes ou autre coursier emmène les courriers, ce qui n’est pas toujours aisé et qui revient cher).

Une très petite entreprise, e-commerce, boutique en ligne, vente par correspondance peut se permettre, jusqu’à un certain point. Plus il y a de clients, plus cela devient difficile à gérer et devient lourd financièrement. Cela revient également à écrire des courriers de gestion divers au lieu de s’occuper de son activité principale : vendre et chercher une nouvelle clientèle.

La solution la plus évidente, en termes de temps et de coûts fixes, est le partenariat avec une société de routage, telle Groupe Routage, spécialisée dans le publipostage. Certifiée ISO 9001, Groupe Routage s’occupe de tous vos courriers de gestion, en suivant votre cahier des charges établi de façon personnalisée avec vous. Tous vos documents sont parfaitement imprimés (même les enveloppes si souhaité), avec un coût fixe et des tarifs postaux « d’entreprise » donc économiques pour vous. Vous n'avez qu’à fournir les fichiers que vous avez créés (cf éditique) et Groupe Routage s’occupe de tout, en toute confidentialité, en optimisant les process d’impression, mise sous pli, ajout éventuel d’un goodies ou petit cadeau d’entreprise, d’un second feuillet éventuel pour tout ou partie des destinataires de vos courriers de gestion.

Groupe Routage est plus qu’une plateforme logistique et société de routage pour vos publipostages et vos courriers de gestion, elle est dès le début de votre relation un véritable partenaire sur qui vous pouvez compter et qui restera à vos côtés et à votre écoute à tout moment.

Au niveau du client, pourquoi l’imprimé papier est-il important ?

Si les entreprises et autres organismes permettent de conserver et de visualiser l'ensemble des documents sur les espaces en lignes personnels, il est tout de même important de conserver soi-même ces mêmes documents. Effectivement, en cas de résiliation de contrat ou de litige avec une entreprise, les papiers peuvent être utiles en cas de recours à la justice. Les délais retranscrites dans ce guide sont des durées minimales pendant lesquelles il est fortement conseillé de conserver ses papiers. Ces durées sont celles pendant lesquelles il est possible d'exercer un droit de la part du client (un remboursement, par exemple), et pendant lesquelles l'entreprise peut vous réclamer quelque chose (une facture, par exemple).

Logement : quels documents papier garder ? Combien de temps les garder ?

• Titre de propriété
  • À vie
• Preuve du paiement des charges de propriété (appel de fonds) Echanges avec le Syndic + Procès-verbaux d'assemblées générales de copropriété (s'il y a lieu)
  • 5 ans
• Facture d'électricité / Gaz / Eau
  • 5 ans
• Facture de téléphone fixe et mobile et Internet
  • 1 an
• Preuve de restitution du matériel au fournisseur (Box internet)
  • 2 ans
• Contrat de location / Bail locatif + Etat des lieux + Quittances de loyer
  • 3 ans après la fin du contrat
• Courrier de révision de loyer
  • 1 an après la fin du contrat
• Inventaire du mobilier pour les locations meublées
  • Durée de la location
• Facture liée aux travaux de gros-œuvres
  • 10 ans
• Facture liée aux petits travaux
  • 2 ans
• Attestation d'entretien annuel de la chaudière
  • 2 ans
• Certificat de ramonage
  • 1 an
• Justificatif du versement des aides personnalisées au logement (APL) de la CAF
  • 2 ans

Véhicule : quels documents papier garder ? Combien de temps les garder ?

• Permis de conduire
  • À vie
• Facture d'achat / de réparation / Certificat de cession du véhicule
  • Durée de la conservation du véhicule
• Certificat d'examen du permis de conduire
  • 4 ans
• Procès-verbal / amende forfaitaire
  • 3 ans

Banque : quels documents papier garder ? Combien de temps les garder ?

• Bordereau de versement
  • 10 ans
• Relevé de compte bancaire & Talons de chéquier
  • 5 ans
• Contrat de prêt immobilier et de Crédit à la consommation
  • 2 ans à partir de la dernière échéance
• Chèque à encaisser
  • Entre 8 jours et 1 an (au-delà le chèque ne peut plus être remis en banque)
• Ticket de carte bancaire (paiement & retrait d'espèces en DAB)
  • L'apparition sur le relevé de compte

Assurance : quels documents papier garder ? Combien de temps les garder ?

• Relevé d'information concernant le contrat de l'assurance auto
  • À vie
• Assurance-vie
  • 10 ans
• Dommage corporel
  • 10 ans
• Quittance / Avis d'échéance / Preuve de paiement / Courrier de Résiliation
  • 2 ans
• Contrat d'assurance
  • 2 ans après la fin du contrat

Famille : quels documents papier garder ? Combien de temps les garder ?

• Acte d'état civil (copie intégrale et extrait)
  • À vie
• Acte de reconnaissance d'un enfant / Jugement d'adoption
  • À vie
• Livret de famille
  • À vie
• Diplôme
  • À vie
• Contrat de mariage / Récépissé de PACS / Jugement de divorce
  • À vie
• Donation
  • À vie
• Avis de versement d'allocations familiales
  • 5 ans
• Carte d'invalidité d'un enfant
  • Jusqu'à la liquidation des droits à la retraite
• Documents appartenant à un défunt
  • Certaines prestations sociales peuvent faire l'objet d'un recouvrement auprès des ayants-droits 5 ans après la date du décès de la personne concernée

Santé : quels documents papier garder ? Combien de temps les garder ?

• Carnet de santé
  • À vie
• Carnet de vaccination / Carte de groupe sanguin
  • À vie
• Certificat médical & examens médicaux en radiologie
  • À vie
• Preuve des paiements d'indemnités journalières
  • Jusqu’à la liquidation des droits à la retraite
• Remboursement d'assurance maladie et maternité
  • 2 ans
• Ordonnance
  • 1 an minimum
• Carte de mutuelle / Demande de remboursement Mutuelle
  • 1 an en général (cf organisme de mutuelle)

Impôts et Taxes : quels documents papier garder ? Combien de temps les garder ?

• Déclaration des revenus et Avis d'imposition sur le revenu
  • 3 ans
• Justificatifs utilisés (dons, frais réels, etc.)
  • 3 ans
• Taxe foncière / Taxe d'habitation
  • 1 an et 3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement
• Impôt sur la fortune (ISF) (s'il y a lieu)
  • 10 ans

Travail, Chômage et Retraite : quels documents papier garder ? Combien de temps les garder ?

• Relevé des points retraites
  • À vie
• Bulletin de paiement de la pension de retraite
  • À vie
• Livret militaire
  • À vie
• Attestation des services accomplis ou état signalétique des services
  • À vie
• Contrat de travail / Bulletin de salaire (de paie) / Certificat de travail
  • Jusqu'à la liquidation des droits à la retraite
• Note de frais
  • 3 ans
• Solde tout compte
  • 3 ans
• Justificatif de versement d'allocation chômage
  • 3 ans
• Attestation Pôle emploi
  • Jusqu'à l'obtention de l'allocation chômage

Particulier employeur : quels documents papier à fournir et à conserver Combien de temps les garder ?

• Contrat de travail du salarié
  • 5 ans
• Bulletin de paie du salarié : double papier ou sous format numérisé
  • 5 ans
• Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie (s'il y a lieu)
  • 5 ans
• Document relatif aux charges sociales
  • 3 ans
• Solde de tout compte
  • 3 ans
• Comptabilisation des horaires du salariés
  • 1 an