Gestion externalisée du courrier postal d'entreprise

La définition de l'externalisation du courrier postal d'entreprise se résume à la gestion des courriers sortants par un prestataire externe spécialisé dans le routage de documents. La société de routage est en charge de l'impression des supports de communication, de la mise sous enveloppe, de l'affranchissement et du dépôt postal. En général, les éléments confiés à la société de routage dans le cadre de l’externalisation régulière du courrier postal d'entreprise sont des factures, des relances, des quittances et du mailing postal de marketing direct.

Le choix d'un prestataire doit permettre à votre entreprise d'assurer une traçabilité du flux de vos envois postaux, avec un délai rapide pour chaque mise sous enveloppe. Une plateforme de gestion documentaire est recommandée pour déposer vos fichiers d'impression et d'adresses. Des solutions d'automatisation de flux existent, et une étude de faisabilité est à prévoir afin de garantir la confidentialité des documents externalisés.

Externalisation des services postaux

L'externalisation du courrier postal d'entreprise présente l'avantage de réduire les coûts du service interne (frais de personnel, de matériel, et d'infrastructure), de redéployer le personnel vers d'autres missions moins chronophages. Tout en simplifiant le processus postal de l'entreprise, la logistique courrier s'en trouvera simplifiée avec des tarifs plus compétitifs que seule une société de routage peut offrir.

Processus d'externalisation et de gestion du courrier : De l'impression à l'envoi

Après validation d'un cahier des charges répondant à vos attentes, ainsi qu'aux spécificités techniques de routage, le service d'impression prendra en charge votre flux sortant. Après contrôle et validation des fichiers, ceux-ci seront ensuite imprimés en couleur, en recto et/ou verso, puis personnalisés avec ou sans variables. L'étape suivante consiste à mettre sous pli le document dans des enveloppes avec ou sans fenêtres, en fonction de votre publipostage. Le contenu de l'enveloppe pourra contenir de 1 à 6 documents. Une fois affranchie, l'enveloppe, adressée au destinataire, sera déposée le jour même afin de garantir les délais d'envoi. Une preuve de dépôt est ensuite remise au donneur d'ordre ou tout autre service. La société de routage garantira l'optimisation des envois, du respects des délais, et de la tracabilité du courrier ou du colis.

L'externalisation des services postaux

Les entreprises souhaitant optimiser leurs flux de courrier, réduire les coûts fixes et variables, et améliorer la relation client optent pour cette stratégie. Avec un prestataire spécialisé dans le routage de courriers postaux, la gestion de leurs envois sera garantie. Cela peut représenter un atout majeur dans un environnement commercial de plus en plus exigeant et compétitif, favorisant la pérennité et le développement de l'entreprise.