L’événementiel, un secteur toujours sur la scène

L’événementiel est un secteur qui a subi de fortes variations d’activité mais qui reste toujours très prisé du public et des professionnels. En effet, sa dimension physique permet de mettre en relation des personnes et leurs produits et services de façon très intéressante. Chaque opération événementielle permet en outre d’apporter des offres auprès du public dans un cadre exclusif et de mettre en avant sa marque de façon orchestrée.

Mais une opération événementielle, qu’elle soit réalisée sur un salon où dans un lieu d'animation commercial se doit d’être réussie et pour cela une bonne organisation logistique est de mise.

Organiser un événement, un art précis

Parce qu’il est important que le public soit séduit par l’opération événementielle, il faut que chaque détail soit réglé correctement. De l’acheminement des éléments (stand, goodies, documents, produits d’exposition…) à leur retrait et retour chez le client, la logistique événementielle doit permettre à ceux qui vont assurer l’animation sur place d’être sereins et de pouvoir mener leur mission commerciale sans stress.

Souvent, les impairs commis lors d’une opération logistique événementielle commencent avant même la manifestation. Sur un salon par exemple, alors que le dernier jour d’installation des structures se termine, nombre des exposants se hâtent de poser les dernières vis, les derniers éléments de stand, d’installer les comptoirs d’accueil ou de monter les présentoirs, créant ainsi un stress de dernière minute qui promet quelques erreurs et oublis pour le démarrage le lendemain.

Les salons d’exposition sont d’ailleurs beaucoup plus contraignants que les lieux d’animation où l’on vient avec un petit matériel, tel que dans les galeries commerciales par exemple. Mais dans tous les cas, il est nécessaire d’anticiper des besoins logistiques, qu’ils soient minimes ou non, car rien n’est plus stressant pour un commercial que de ne pas avoir ses outils pour faire son job.

La logistique événementielle : un ensemble varié de besoins

Assurer la logistique d’un événement passe par de multiples types d’activité, qu’il faut coordonner, suivre et manager : le chauffeur, qui va acheminer les éléments, les logisticiens sur place, qui vont manipuler les chariots ou mettre en service les asservissements électriques, parfois les ouvriers, qui vont monter le stand, les collaborateurs de l’entreprise qui vont apporter les produits en démonstration, les supports de communication, les goodies… Bref tout ceci nécessite suivi et coordination.

Sans oublier le pendant et l’après, car il faut assurer le renouvellement des supports de communication ou des goodies, dépanner rapidement un écran de présentation qui bug, assurer l’absence d’un commercial appelé en mission à la dernière minute… Puis vient la fin de l’événement, avec son balai de prestataires en manutention, d’ouvrier pour le démontage et de tous les autres qui viennent désinstaller, avec chariots, transpalettes, caisses, outils et tout ce qui peut encombrer les allées.

Certes, certains événements commerciaux, tel qu’un simple présentoir en grande surface, seront beaucoup plus simples à gérer ! Mais il suffit que l’animateur puisse toujours avoir des besoins variés : brochures, échantillons, ordinateur, écran, stylo, papier, cartes de visite, téléphone et chargeur… autant d’objets dont il faut assurer la gestion, depuis des canaux variés : imprimeur, logisticien en produits, fournisseur de matériel, responsable informatique, ou encore le commercial lui-même...

La logistique événementielle pour différents utilisateurs

Si un événement marketing peut se produire sur un salon d’exposition comme dans une galerie marchande ou en pleine ville, ceux qui vont animer et la façon dont ils sont organisés peut tout aussi varier d’une entreprise à une autre.

Par exemple, certaines structures vont fonctionner sur des réseaux de commerciaux au niveau national répartis dans des filiales, d’autres vont se baser sur une équipe basée intra-muros, qui devra voyager, ou encore certaines entreprises vont fonctionner par région, par secteur ou départements…

Bref, chacune aura donc des besoins logistiques différents : dispatching, approvisionnements autonomes ou centralisés, stockage ou flux tendu, centralisation des fournitures ou gestion par des prestataires…

Parfois ces modèles sont mixés suivant les cas : supports print fournis par l’agence de communication prestataire, goodies fournis par le siège, organisation des dates d’événements gérées par le service marketing…

Tout ceci doit inciter à se reposer sur des prestataires de confiance, c'est-à-dire précis dans la gestion des produits, ponctuels sur les délais, rigoureux dans la prestation.

La complémentarité d’un logisticien promotionnel

La logistique promotionnelle permet de gérer le stockage, l’expédition et la gestion informatique (adresses, stocks, planning…) qui concerne les goodies, objets promotionnels, objets publicitaires, lots de jeux concours, échantillons…

Travailler avec un bon logisticien en objets publicitaires permet de mettre en place des campagnes marketing de façon puissante. Cela permet non seulement de configurer des campagnes promotionnelles de façon précise et efficace, mais aussi d'associer ces opérations promotionnelles à d’autres stratégies pour augmenter les taux de réussite (routage postal, jeu en ligne, e-mailing, campagnes sms, opérations en magasin…).

C’est dans cette configuration que Groupe Routage peut vous apporter des services de qualité dans le cadre de vos opérations événementielles : approvisionnement de vos commerciaux, dispatching dans vos réseaux événementiels, gestion des approvisionnements à la demande par vos collaborateurs, via notre logiciel de gestion d’approvisionnement 1.2.3 LOG…

Grâce à nos services, vous pouvez en effet autant acheminer des cartes de visites au sein de votre réseau d'agences par exemple, que dispatcher des lots sur des foires auprès de vos animateurs commerciaux.

Pour conclure, sachez que nous sommes un prestataire logistique à votre disposition pour la gestion de vos événements. Notre sérieux (nous sommes certifiés ISO 9001)https://groupe-routage.fr/entreprise-de-publipostage-iso-9001 et nos compétences complémentaires (routage postal, gestion de fichiers d’adresses, emailing, ciblage postal…) vous permettront même d’associer d’autres stratégies à vos manifestations marketing afin de parfaire vos campagnes événementielles.