Solutions pour l'Envoi de Courrier Postal avec La Poste

Si vous avez besoin d’envoyer un grand volume de courrier par la poste, une société de routage spécialisée peut s'en charger pour vous. Experte dans la gestion des envois postaux, elle prendra en main l’impression, la gestion de votre base de données, le publipostage, la mise sous pli, ainsi que le dépôt à la poste.

Comment choisir une société de routage pour l’envoi de courrier postal

Il est essentiel de s'assurer que la société de routage collabore étroitement avec La Poste, notamment en ce qui concerne les contrats et la tarification (affranchissement). Vérifiez que les services proposés répondent parfaitement à vos besoins : impression, mise sous pli, affranchissement, et dépôt postal. Assurez vous également qu'elle offre des options de personnalisation du courrier et un suivi de vos envois.

Préparer le courrier à envoyer par La poste

Rédigez le contenu du courrier que vous souhaitez envoyer, qu’il s’agisse d’une lettre, d’une brochure, d’une facture, etc. La société de routage peut s’occuper de cette tâche ou bien votre service marketing peut fournir le fichier (généralement au format PDF) à imprimer.

La qualité de votre base de données est un critère crucial pour garantir une distribution efficace du courrier par La Poste, en minimisant les risques de retour pour motif de "N'habite Pas à l'Adresse Indiquée" (NPAI). Si un courrier est marqué NPAI, La Poste le retournera à l'expéditeur avec une étiquette expliquant la raison de la non-distribution. Cela permettra à l'expéditeur de mettre à jour sa base de données en vue de futurs envois postaux.

Envoi des instructions à la société de routage pour la distribution par La Poste

Les documents imprimés destinés au routage doivent être transmis au prestataire, qui se chargera de la mise sous pli. Si vous ne disposez pas d’impressions prêtes, une solution d’impression vous sera proposée. Pour le publipostage, il vous sera demandé de fournir votre base de données au format Excel ou CSV, à déposer sur une plateforme ou un portail sécurisé.

Concernant le dépôt de vos documents à La Poste, nous vous conseillerons sur le type d'affranchissement à mettre en place en fonction de votre envoi. Il existe de nombreux types d'affranchissement basés sur des paramètres spécifiques qu'il est crucial de prendre en compte pour éviter tout redressement par La Poste lors du dépôt de vos courriers.

Prise en charge par la société de routage avant le dépôt en Poste

La société de routage prend en charge l'impression des documents, et un Bon à Tirer (BAT) vous sera soumis pour validation. Les documents peuvent être personnalisés avec des champs variables, à condition que les informations nécessaires soient présentes dans la base de données pour le traitement.

Les documents imprimés et personnalisés seront ensuite mis sous pli mécaniquement dans des enveloppes. L’adresse du destinataire sera directement apposée sur l'enveloppe, rendant les envois prêts à être expédiés par La Poste.

Affranchissement et expédition par La Poste du courrier postal

Avant le dépôt à La Poste, le courrier doit être affranchi. La société de routage optimise le coût de l'affranchissement en fonction du type de document à envoyer, permettant ainsi de bénéficier de tarifs préférentiels, notamment pour les envois en grande quantité. Obtenir le meilleur prix est essentiel. Une fois la mise sous pli, l'adressage, et l'affranchissement terminés, la société de routage remet les courriers à La Poste. Ceux-ci sont ensuite contrôlés par les services de La Poste pour garantir leur conformité aux exigences en vigueur. Ce n'est qu'après cette vérification que La Poste procède à l'acheminement, en France ou à l'étranger, grâce à son réseau de facteurs.

Suivi des courriers déposés à La Poste

Selon les caractéristiques de votre envoi, la société de routage vous transmettra un rapport de suivi et les numéros de chaque envoi. Vous pourrez ainsi suivre la distribution effectuée par La Poste. Une preuve de dépôt sera fournie après chaque envoi, incluant des informations sur le nombre de courriers expédiés et la date de remise en poste. Avantages de l'envoi de courrier postal par une société de routage

En collaborant avec une société de routage, vous pouvez gérer l'envoi de documents en grande quantité de manière fluide, sans mobiliser vos ressources internes. Vous bénéficierez d'un tarif d'affranchissement optimisé, adapté à vos besoins spécifiques, garantissant le meilleur prix possible et vous permettant ainsi de réaliser des économies. Enfin, faire appel à un professionnel du routage assurera un traitement de votre courrier de manière à la fois professionnelle et efficace.