De nos jours, la mise sous pli est un élément primordial quant au bon fonctionnement et l’essor d’une entreprise ou e-commerce. Utilisée pour les campagnes de marketing direct essentiellement, mais pas uniquement, celle-ci va venir regrouper les différents éléments de publipostage.

Le but de la mise sous pli est de communiquer avec ses clients et/ou prospects. Cela peut être pour leur faire découvrir un nouveau produit, leur faire part d’une offre, d’une invitation ou encore d’un sondage. Un rappel de certains produits ou matériels auprès de clients (automobile, moto, matériel électrique…) fait également appel au publipostage nominatif.

Qu’est-ce que la mise sous pli ?

La mise sous pli, autrement appelée mise sous enveloppe, est un processus qui consiste à mettre un ou différents éléments dans une enveloppe dédiée, dans un format correspondant aux besoins personnalisés du client.

Qu’elle soit adressée ou non, selon le contexte de l’envoi, l’enveloppe peut elle aussi être personnalisée, tout en respectant les normes postales.

Dans le cadre d’une campagne de marketing direct auprès de clients existants, les entreprises ou boutiques en ligne privilégieront, par exemple, les envois de brochures, des documents ou questionnaires spécifiques à retourner, des offres ou encore des goodies ou cadeaux d’entreprise.

Par ailleurs, lors d’une campagne de distribution non adressée, l’envoi de courriers en nombre portera plus sur l’envoi de catalogues spécifiques selon le client fournisseur (jouets, matériaux, bijoux, des lettres promotionnelles, etc.). Ces clients seront, le plus souvent, des clients acquis mais aussi potentiels. Cette campagne d’envoi en nombre est un outil de communication pour toucher nombre de personnes susceptibles de commander à court ou moyen terme. Elle est également à effectuer de façon stratégique : avant certaines fêtes (Noël, Halloween, Pâques, etc.).

La mise sous pli peut être effectuée de façon manuelle ou mécanique mais doit respecter certaines contraintes, par exemple le grammage du papier, les normes postales…. Dans le cas d’envois spécifiques, ou lorsque le volume des envois (sur une période donnée), ne justifie pas le coût de location ou d’achat d’une machine, ou le coût des réglages nécessaires (pliage, insertion), la mise sous pli doit s’effectuer de façon manuelle. Pour un publipostage, l’enveloppe utilisée peut être sous trois formats différents : petite, moyenne et grande.

L’ajout d’un goodies, ou petit cadeau publicitaire, exige également une mise sous pli manuelle, dans le respect des normes postales (taille, format, poids, étiquetage…). la mise sous pli manuelle consiste à effectuer entièrement le travail à la main. Cette méthode prend énormément de temps par l’insertion d’un objet en fonction du nombre de courriers.

La mise sous pli se finalise par le fait de sceller et affranchir les enveloppes avant transmission au bureau de poste.

Dans la plupart des envois en nombre, ou publipostages, la mise sous pli est par une machine (qu’il faut régler ou non selon le format de l’enveloppe et le pliage des feuilles ou feuillets), avec utilisation d’enveloppes mécanisables. Le pliage automatique d’une ou plusieurs feuilles et l’insertion dans une enveloppe selon le format souhaité dépendent donc d’un certain nombre de possibilités de pliage et de façonnage.

L’entreprise qui demande un publipostage auprès d’un prestataire externe ou d’un service Repro en interne, doit en effet au préalable, avant même de faire la mise en page de la lettre d’accompagnement et d’un dépliant le cas échéant, connaître la façon dont le document va être ouvert et lu par les clients et/ou prospects.

Principales possibilités de pliage et de façonnage selon que l’on veut 2, 3 ou 4 volets. Le pliage peut être Simple, accordéon, roulé, en portefeuille, croisé, et peut s’accompagner d’une ou deux piques en métal « bouclette » pour attacher plusieurs feuillets.

En fonction du nombre de pages, vous trouverez ci-dessous des exemples de plis :

• 1 pli simple : 2 volets, soit 4 pages (recto verso)
• 2 plis accordéon : 3 volets, soit 6 pages (recto verso)
• 3 plis accordéon : 4 volets, soit 8 pages (recto verso)
• 2 plis roulés : 3 volets, 6 pages (recto verso)
• 3 plis roulés : 4 volets, 8 pages (recto verso)
• 3 plis portefeuille : 4 volets, 8 pages (recto verso)

Mise sous pli en interne - Utilisation de la machine à mise sous pli

Aussi appelée mise sous enveloppe, la machine de mise sous pli est un appareil qui va insérer votre courrier dans une enveloppe mécanisable et coller cette dernière de façon mécanique.

La machine automatique de mise sous pli offre de nombreux avantages tels que :

• Confidentialité assurée en interne : aucun document n’est envoyé à un tiers avant mise sous pli,
• Gain de temps et productivité : les salariés sont sollicités, non plus pour la tâche ingrate du pliage et de la mise sous enveloppe manuels, mais pour le réglage, en fonction de la demande des services, des modèles à mettre en place vie de nombreuses options destinées à faciliter l’opération : pliage automatique, insertion d’un second feuillet (voire un troisième feuillet supplémentaire), connexion à la Poste via une machine à affranchir en location (Pitney Bowes ou autres…), qui fonctionne selon le poids et la destination (France, Monde),
• Précision et fiabilité : cela permet de véhiculer une image plus professionnelle à travers vos envois de courriers,
• Un coût avantageux : vous pouvez opter pour la location ou l’achat (avec contrat de maintenance) d’une machine à mise sous pli par rapport au travail manuel d’un salarié exclusivement pour le pliage et mise sous enveloppe.

Les modèles de machines à mise sous pli sont nombreux et variés de sorte qu’il existe une solution en fonction de la taille de votre entreprise ou le volume de plis que vous envoyez de façon journalière ou sur une période donnée (mois, trimestre, année). En effet, certaines périodes de l’années peuvent être beaucoup plus chargées que d’autres et la mise sous pli automatique peut se révéler d’un grand secours.

L’externalisation de la mise sous pli : une productivité optimisée

La mise sous pli de vos envois en nombre auprès d’un prestataire logistique est une solution qui présente de nombreux intérêts dont, entre autres :

• Un gain de temps pour vous ou un de vos employés : plus personne n’aura à effectuer la tâche de la mise sous pli et le temps gagné pourra être consacré à 100% à l’activité principale,
• Frais économisés pour s’équiper d’une machine (location ou d’achat et maintenance),
• Pas de besoin en achat de matériels stockés (papier d’impression, toners, enveloppes mécanisables, colle),
• Pas de besoin d’un local dédié au pliage, à la mise sous pli et à l’affranchissement des courriers selon les poids et les destinations,
• Pas de sortie(s) hors de la société pour aller porter les cartons de lettres au bureau de poste dédié à votre entreprise (pas toujours le plus proche, la Poste donnant les instructions aux entreprises ayant une machine de mise sous pli).
• Le coût pour chaque campagne de marketing direct ou d’information est connu. Il n’y a pas de frais de personnels plus ou moins véritables en termes de temps passé à cette activité.

Une prestation de mise sous pli fait souvent l’objet d’une solution « clé en main ». En effet, les prestataires en publipostage gèrent toutes les opérations et étapes du routage postal de A à Z, vous offrant ainsi une solution complète et adaptée à vos besoins grâce à l’établissement d’un cahier des charges précis et qui sera suivi à la lettre.

Les prestataires de la mise sous pli : Le Groupe Routage en est !

La mise sous pli peut donc se réaliser en interne comme en externe. Si le choix de l’externalisation est le vôtre, alors vous devrez faire appel à une entreprise de routage offrant des services de qualité sur votre logistique d’envois en nombre, entre autres.

Depuis 16 ans, Groupe Routage, entreprise certifiée ISO 9001, suit les projets de ses clients afin de pouvoir leur proposer la prestation la plus adaptée à leur courrier postal. Son activité permet de gérer non seulement une mise sous pli de vos courriers mais également l’impression multisupport et un routage postal répondant aux attentes du marketing direct. Groupe Routage met à votre disposition des personnels formés et soucieux de la qualité des travaux pour l’insertion de goodies, articles publicitaires, cadeaux d’entreprise pour vos publipostages ou envois divers, quel que soit le nombre souhaité de courriers adressés ou non.

Groupe Routage met un point d’honneur à respecter votre cahier des charges et optimise toutes les étapes logistiques de votre opération de routage postal et/ou publipostage, pour vos courriers seuls ou accompagnés, tout en respectant scrupuleusement vos besoins et les normes postales en vigueur.

En qualité de conseiller, Groupe Routage étudie avec vous, avant même l’établissement de votre cahier des charges, la faisabilité de vos envois (impressions, pliages, mise sous enveloppe, affranchissement). Rien n’est laissé au hasard pour une satisfaction pleine et entière de ses clients et leurs clientèles.