Petit point rapide de l’histoire des courriers en France

Le roi Henri III émet en 1576 un édit officiel autorisant le « public » (nobles et nantis proches de la monarchie) à utiliser les moyens postaux pour envoyer des courriers (cavaliers utilisant le système de relais de chevaux).

A compter de 1672 se met en place progressivement un service général ("La Ferme générale des postes") qui s’arroge des droits postaux. Les « fermiers des postes » ont alors le monopole de la gestion des échanges de courriers jusqu'à la Révolution française (1789), date de fin de ce privilège entre autres.

Le début du XIXe siècle (dès 1830) marque un tremplin dans l’acheminement du courrier et du transport puisque les fameuses malle-poste peuvent conduire dorénavant des passagers sur de longues distances. L’échange de courriers majoritairement urbains devient donc un service rural et qui s’étend de plus en plus.

Dans le même temps, la révolution industrielle apporte son lot de progrès techniques (notamment à partir de 1860) qui apporte des avancées sociétales, les acquis sociaux, économiques, politiques, fruits de la naissance progressive de la démocratie. C'est ce qui permet à l'échange postal de s'étendre radicalement partout en Europe. Le courrier se démocratise un peu plus grâce à la réduction conséquente du prix de la lettre quelle que soit la distance parcourue. Au même moment apparaît le célèbre timbre-poste.

Les malle-poste sont remplacées progressivement par les trains, puis la bicyclette jaune, l’automobile, la voie des airs (Compagnie Générale Aéropostale - années 1920), puis le TGV - années 1980.

Pourquoi le routage d’envoi de courriers en nombre ?

Destinataires de l’envoi en nombre

• une partie des clients en fonction de l’objectif du routage,
• tous les clients d’une base de données,
• des prospects uniquement, ou encore,
• les clients et les prospects pour un envoi en très grand nombre.

Objectif commercial de cet envoi en nombre

• Campagne marketing pour faire connaitre un nouveau produit
• Campagne marketing promotionnelle
• Campagne évènementielle (date particulière ou campagne ponctuelle) pour anniversaire de la marque, fêtes civiles, religieuses ou commerciales
• Campagne de fidélisation :
  • Ristourne particulière et/ou bon d’achat Chèque cadeau (aussi appelé Avoir pour prochain achat),
  • Bon d’achat,
  • Ristourne fixe pour l’achat de plusieurs produits,
  • Ristourne proportionnelle au nombre de marchandises achetées, etc…
• Campagne de récompense de fidélité avec goodies ou cadeau d’entreprise
• Campagne de remerciements pour commandes passées (montant à définir) avec goodies ou cadeau d’entreprise

Le Routage et la préparation de l’envoi en nombre

Logistique en amont

Fichiers informatiques

Propres à l’entreprise

• Le fichier Clients / Prospects doit être mis à jour très régulièrement de manière à éviter les retours de courriers, les retards dans l’arrivée du courrier chez le destinataire. Tout doit être vérifié. Groupe Routage vous aide dans la mise aux normes de vos fichiers personnels et vous soumet les anomalies pour éviter les doublons, retours et frais supplémentaires inutiles.

• La date du dernier achat de marchandises est très importante car il ne faut pas laisser trop de temps entre le dernier achat et la campagne de routage postale pour que les coordonnées ne soient peut-être plus valides au moment de l’envoi (déménagement, statut marital ou autre évènement dans la vie du client), ou par exemple un problème éventuel dans date de validité d’un bon d’achat ou d’une promotion (non appropriée, trop tardive ou trop en avance). Vous éviterez ainsi une mauvaise image de la marque ou de votre e-commerce ou vente en ligne.

• En termes de coûts, les erreurs d’un mauvais traitement informatique ont un coût qui n’est pas négligeable en termes de coûts directs (impression, mise sous pli, affranchissement) et de coûts indirects (mise à jour du ou des fichiers où ledit client est nommé et enregistré). Peu importe la taille de votre entreprise : le montant de la mauvaise gestion des fichiers ou retards dans les mises à jour et les conséquences qui en découlent, est important (et inutile bien entendu).

• Groupe Routage, certifiée ISO 9001, vous donne l’assurance que vos fichiers vont rester confidentiels et personnels et ne seront jamais exploités ni vendus.

Location

Dans le cadre d’un complément de services auprès de ses clients et futurs clients, Groupe Routage, entreprise de routage certifiée ISO 9001, propose dorénavant la location de fichiers prospects ciblés afin de Prospecter, Fidéliser ou Initier de nombreuses opérations de communication.

En cas de location d’un fichier :

• Le commerçant a uniquement accès à la base de contacts,
• L’auteur de cette communication marketing n’est pas propriétaire de cette base de contacts. A ce titre, il n’a pas connaissance des noms des personnes ou des entreprises ciblées, ni de leurs coordonnées précises.
• Le loueur ne peut utiliser ces contacts qu’une seule fois.
• L’utilisation et l’accès sont limités dans le temps et définis au moment du contrat de location.

Pour la location d’un fichier de prospects, le commerçant client confie alors le routage à un prestataire externe – le routeur – qui assure la mise en relation entre le loueur et ses prospects par e-mail ou par courrier postal.

Bien que n’ayant pas un accès direct avec la base de données, le loueur bénéficie toutefois d’un reporting précis et complet de cette opération de communication commerciale : nombre d’envois, dispatching par secteur d’activité, taux d’ouverture, taux de retour…

Si l’e commerçant souhaite relancer certains contacts intéressés par l’offre, il est possible d’acheter une partie du fichier loué (généralement le nom du contact et son numéro de téléphone uniquement).

Achat

Groupe Routage assure la vente de fichiers prospects ciblés à la demande et qui correspondent exactement à vos besoins. L’avantage majeur est que ces fichiers sont complets (tous les requis y sont rassemblés) et correspondent à votre besoin, sans avoir à passer de temps à la recherche et la conception.

En s’adressant à une société telle que Groupe Routage proposant l’achat (ou la location) de fichiers de prospects, telle Groupe Routage, une entreprise peut décider d’acheter une base de contacts qualifiés.

A ce titre elle en devient propriétaire, ce qui signifie :

• Qu’elle a accès aux informations détaillées des cibles (professionnels ou particuliers) : noms, adresses, coordonnées précises…
• Qu’elle peut réutiliser ce listing autant de fois qu’elle le souhaite, ayant ainsi la possibilité de multiplier ses opérations de marketing direct,
• Qu’il n’y a aucune limite de temps pour l’utilisation ultérieure de ce(s) fichier(s).

Dans cette formule, l’acheteur peut réaliser l’intégralité de la logistique de routage postal (l’expédition des courriels).

L’acheteur peut également demander à une société de routage, telle Groupe Routage, de réaliser pour son compte l’intégralité de la logistique souhaiter et profiter du service de reporting précis et complet de cette opération de communication commerciale : nombre d’envois, dispatching par secteur d’activité, taux de retour…

Il est toutefois à noter que l’acheteur de ce fichier de prospects est l’usager unique de ces fichiers : il ne peut en aucun cas les louer ni les céder à un tiers (Loi Informatique et Libertés).

Normes du courrier personnalisé

• Mise en forme des fichiers avec normes postales en vigueur :
• Genre (homme, femme),
• Nom et prénom,
• Rue et N°,
• Code postal et ville,
• Pays (obligatoire s’il y a des clients étrangers).

Ecriture du courrier personnalisé

Quel que soit l’objectif du publipostage, le texte du courrier doit être soigneusement pensé, aéré, bien lisible avec l’objet de l’envoi bien en vue (fête, nouveau produit, chèque cadeau, bon d’achat, remise…).

Le routage de courriers postaux exige en amont un travail sur la forme, le texte et sa lisibilité, la mise en avant des produits et services pour que le client ou/et le prospect voit les « essentiels » tout de suite.

En cas d’envoi d’un bon d’achat, d’une remise ou promotion, la date de validité est à prendre sérieusement en considération (pour éviter les discussions ultérieures qui apportent insatisfaction du client, mauvaise image de l’e-commerce ou boutique de vente en ligne, et des coûts en termes de temps perdu).

Un envoi trop en avance ne joue pas en faveur de votre entreprise : le client se dit qu’il a le temps, qu’il verra plus tard… En général le courrier est oublié et n’aura donc pas l’effet escompté.

Un courrier trop tardif entraîne un sentiment de frustration car le client se sent acculé à faire l’achat ou profiter de la promotion tout de suite. Cela a un effet « si tu n’agis pas tout de suite, tu perds tout ». Or ce n’est pas l’effet voulu !

La date joue donc un rôle très important à prendre en compte.

Le Routage des documents et les étapes logistiques

• Devis pour nombre exact des courriers à être envoyés et montant des affranchissements France et International. Les affranchissements sont étudiés par Groupe Routage en fonction de votre envoi publicitaire afin de vous faire bénéficier des meilleurs tarifs postaux.

• BAT pour vérification sur plusieurs courriers personnalisés en fonction du genre (homme, femme) Création de votre support de communication par notre service PAO. Réalisation et validation du BAT (Bon à Tirer) avant le lancement de la production sur les presses. Un Bon à Tirer en fonction du délai de livraison communiqué, vous sera présenté soit en impression papier, soit par l'envoi de pages en format PDF. La validation du BAT (signature, date et cachet de la société) équivaut à une commande ferme.

• Impression des courriers personnalisés selon votre charte graphique et cahier des charges

  • (Lettre personnalisée pour chaque destinataire),
  • L’impression d’un ou plusieurs feuillets supplémentaires (booklet, leaflet, bon d’achat, voucher, etc.),
    • Monochrome
    • Quadri
    • Ecriture diverses polices
    • Ecriture manuelle - Une écriture manuscrite même mécanique, donne un sentiment de proximité accrue à votre destinataire !

Nos systèmes d’impression nous permettent de vous accompagner dans la globalité de votre communication écrite. • Impression et personnalisation de documents noir et blanc, couleur, adressage de vos courriers, documents d’accompagnement et enveloppes personnalisées, • Personnalisation et/ou mise en valeur de données variables sur vos courriers, • Impression offset (tous formats, grammage, papier, quantité et façonnage), • Impression sur enveloppes de vos adresses et/ou repiquage noir ou couleur de votre logo et adresse retour, • Duplicopie (tirage en grands volumes), • Presses numériques Konica Minolta gérant des données variables (noir et quadri).

• Mise sous pli automatique avec enveloppes mécanisables
• Impression des enveloppes ou pochettes à votre Marque, avec Logo, messages Urgent, Confidentiel ou autre, sur enveloppes blanches ou de couleur. En qualité de sous-traitant logistique publicitaire, Groupe Routage répond à toutes les normes postales.
• Insertion de goodies et cadeaux d’entreprise Groupe Routage est une plateforme logistique est spécialisée dans toutes les activités de routage et sur toute la chaine logistique. Cela inclus le routage (envoi de nombre) avec insertion éventuelle d’un petit objet publicitaire ou autre cadeau d’entreprise. Le conditionnement de produits est à façon, selon votre cahier des charges, en réponse à vos besoins et à votre image.
• Affranchissement au tarif Entreprises garantissant un prix exact au tarif postal « entreprise » pour la France et l’International.
• Dépôt en Centre de Tri La Poste (bâtiment situé en face de Groupe Routage) : pas de coût supplémentaire pour les sociétés clientes et rapidité du dépôt.