Vous avez passé du temps à élaborer votre stratégie marketing, à écrire le message publicitaire, à mettre en forme graphiquement, et maintenant il faut penser à envoyer votre message. Groupe Routage par son expérience et ses conseils vous accompagne sur la phase finale de l' envoi de votre mailing.

Découvrez notre guide pratique en 9 étapes qui vous aidera à ne pas la louper.

Tout ce que vous devez savoir pour une prise en charge optimale de vos courriers avant expédition.

1 - La collecte de l'adresse postale

Tout d'abord, vous devez prendre en considération qu'une adresse mal collectée, c'est à coup sûr un client perdu.

Il existe différents masques commercialisés sur le marché sous format internet qui permettent de transformer une adresse incorrecte en une adresse normalisée.

Ainsi, vous réduirez le nombre de NPAI/PND et optimiserez significativement votre budget.

Le conseil du professionnel : Utilisez le masque dès l'intégration des adresses dans votre base de données.

2 – Le choix du papier pour l'impression

Vous avez l'entière liberté du choix de votre papier pour vos courriers et enveloppes. Vous avez même la possibilité de privilégier le papier recyclé.

Afin de bénéficier d'un traitement machine et des tarifs associés, il doit être de préférence mat, suffisamment résistant et rigide.

Sont donc exclus le papier calque, glacé, vernis, ou satiné et tout papier comportant des vergeures.

Le conseil du professionnel :

Le papier Kraft, avec ou sans fenêtre, peut désormais bénéficier d'un traitement automatisé.

3 - Les nouvelles dimensions, normes à respecter

Quelques repères utiles :

• Dimensions minimales de tout pli rectangulaire : 90 x 140 mm

• Dimensions minimales de tout pli carré : 140 x 140 mm

• Une lettre prioritaire ou un Ecopli peut présenter les dimensions maximales suivantes : L+l+h = 100 cm avec une longueur = à 60 cm. Une lettre prioritaire peut peser jusqu'à 3 kg et un Ecopli jusqu'à 250 g.

Le conseil du professionnel : tout pli doit être clos

Savez-vous que vos communications vers vos clients ou partenaires peuvent être éligibles à une offre adaptée à votre envoi postal ?

Pour bénéficier d'un traitement automatisé et du tarif associé dans le cadre des offres industrielles :

Tout pli doit présenter les dimensions maximales de 162 x 235 mm en format rectangulaire et 162 x162 mm en format carré. Son poids est = à 35 g et son épaisseur est de 5 mm.

De plus :

La gamme industrielle de courrier de gestion vous permet des dimensions maximales jusqu'à 260 x 360 mm pour un pli rectangulaire et 260 x 260 pour un pli carré. L'épaisseur maximale est de 20 mm et le poids maximum de chaque objet est de 350 g.

La gamme de solutions courriers de marketing direct vous permet des dimensions maximales de 260 x 360 mm pour un pli rectangulaire et 260 x 260 mm pour un pli carré mais peut vous proposer également une offre spécifique pour les objets hors norme.

L'épaisseur maximale et le poids sont exactement les mêmes que les courrier de gestion. Enfin l'offre vous permet des envois dont les dimensions maximales peuvent être celles de la lettre prioritaire ou de l'Ecopli.

4 – Les nouveaux formats d'enveloppes utile au publipostage de vos documents

Les plis carrés cartes et enveloppes :

1. Épaisseur : jusqu'à 5 mm
2. Poids : jusqu'à 35 g
3. Grammage minimum du papier :

• cartes 200 g/m²
• enveloppes 80 g/m²

Le Tout-en-Un ou auto-scellable :

Plis confectionnés de feuilles de papier pliées par la partie inférieure et collées bord à bord avec ou sans bandes détachables. Les perforations sont acceptées sur 3 côtés.

Dimensions :

• Minimales : 90 x 140 mm
• Maximales : 162 x 235 mm
• Poids maximum : 35 g
• Grammage minimum du papier : 80 g/m²

5 - Les différentes zones que vous pouvez utiliser sur vos plis adressés

Les zones au recto de l'envoi

La zone d'affranchissement (en haut à droite) est à laisser libre pour apposer le timbre ou la marque d'affranchissement .

La zone d'adressage (en bas à droite)

La zone d'adresse est destinée à l'adresse du destinataire et doit suivre la présentation décrite ci-contre.

Les zones d'indexation et de silence (détection de l'adresse) sont à laisser libres de toute mention ou graphisme.

Les zones totalement libres

Toute la zone bleue sur le schéma (recto) est laissée à l'entière disposition de l'expéditeur qui peut y insérer son adresse (obligatoire en MD), publicité, graphisme et couleur

L'intégralité du verso.

Le conseil du professionnel :

• Les zones d'affranchissement et d'adressage doivent respecter un fond de couleur uni (sans mention ni graphisme - cf. liste des pantones en annexe)
• A partir du moment où l'adresse du destinataire et les marques d'affranchissement se trouvent sur la même face, l'expéditeur a la liberté d'utiliser le verso ou le recto pour inscrire ces éléments.
• Pour les courriers de marketing direct, l'adresse de l'expéditeur ou adresse de retour est également obligatoire sur la même face que les deux éléments précédents.
• L'apposition de toutes les mentions sur une seule face (recto ou verso) libère l'autre pour une utilisation commerciale ou publicitaire.

Cas des enveloppes à fenêtre

Toutes les fenêtres qui comportent un panneau mat doivent respecter un degré de transparence minimum. Dans le cas d'un panneau en papier cristal, cette transparence minimale est indiquée dans la norme NF316 (chapitre 2). Le panneau doit être parfaitement collé sur les bords intérieurs de la découpe de l'enveloppe

L'adresse doit apparaître clairement et intégralement.

La fenêtre adresse :
Dimensions de la fenêtre adresse :

• Minimales : 35 x 90 mm (recommandées 40 x 100 mm)

Vous pouvez créer une fenêtre adresse qui ne soit pas de forme rectangulaire.

Les autres fenêtres
Deux fenêtres peuvent être ajoutées.
Elles accueillent l'adresse expéditeur ou des mentions publicitaires.

Elles peuvent être de formes diverses (rectangle, carrée, ronde, ovale...) tant que l'inscription reste lisible. Ces fenêtres peuvent désormais être positionnées à 15 mm des bords. Vous pouvez désormais utiliser toutes les combinaisons de support pour les zones d'adresses destinataire et expéditeur (ou publicitaire), par exemple utiliser des fenêtres pour apposer toutes ces mentions ou combiner à votre guise papier et fenêtre.

L'ensemble des fenêtres doit représenter moins de 50% de la surface du pli et libérer au minimum une zone de 35 x 90 mm pour l'apposition de l'adresse.

6 - La rédaction de l'adresse : l'adressage sur enveloppe

Elle s'écrit sur 3 à 6 lignes avec au plus 38 caractères espaces compris par ligne (norme AFNOR XP Z 10-011 de Mai 1997). Ces lignes doivent être alignées à gauche.

Notre partenaire la Poste offre la possibilité de faire figurer au-dessus du bloc adresse destinataire 1 à 3 lignes de références (numéro d'abonné ou de client, code à barres...) hors ligne dédiée à la Poste.

Seuls un alignement à gauche et au moins une ligne vierge de séparation au-dessus de la première ligne adresse sont requis.

Le conseil du professionnel :

Il est préconisé que toutes les lignes non utilisées du bloc adresse destinataire ne se traduisent pas à l'impression par des lignes blanches.

7 - Envoyer vos courriers adressés à l'étranger

Pour vos envois vers l'international, les règles de rédaction des adresses varient d'un pays à l'autre. Par exemple le code postal peut être indiqué avant ou après la localité selon le pays.

Dans tous les cas, le nom du pays destinataire doit être indiqué tout en bas, en majuscule, et de préférence dans la langue du pays d'expédition. Il peut cependant également être écrit dans l'une des trois langues officielles du CEN (Comité Européen de Normalisation), que sont le français, l'anglais ou l'allemand.

Le conseil du professionnel :

Une adresse avec pour seule information le code pays (par exemple, CH-3015 BERNE) sans le nom du pays ne suffit pas pour que l'adresse soit complète.

8 - Les polices de caractères à utiliser pour une opération de routage

Tout ce que vous devez savoir pour une prise en charge optimale de vos courriers.

Les polices de caractères reconnues sont les suivantes :

• OCR B (tailles 10 à 12) • LUCIDA CONSOLE (tailles 10 à 12) • GOTHIC GT2F (taille 12) • LIPAP (taille 12) • COURIER NEW (tailles 10 à 12) • COURIER ( tailles 10 à 12) • LETTER GOTHIC (tailles 10 à 12) • VERDANA (tailles 10 à 12) • OCR A ( tailles 10 à 12) • BATANG (taille 12) • LUCIDA SANS UNICODE • MONOSPACE (tailles 10 à12) • HELVETICA (tailles 10 à 12) • ARIAL (taille 12)

Le conseil du professionnel :

Pour bénéficier d'un traitement automatisé, il est recommandé d'utiliser les polices de caractères ci-dessus par ordre de préférence. Il est conseillé d'utiliser une police à pas constants ou faiblement variables. L'espace entre chaque caractère doit se situer entre 0.3 et 2 mm. La hauteur des caractères doit être comprise entre 2 et 5 mm.

Vous pouvez obtenir des compléments d'information dans la norme NF13619 " Traitement des objets postaux ".

9 - L'impression de l'adresse sur l'enveloppe

Vous pouvez utiliser tous les modes d'impression (imprimante d'ordinateur, impression industrielle, ...)

L'inclinaison de l'adresse destinataire ou de l'étiquette adresse est acceptée jusqu'à 5°.

A éviter impérativement : le souligné, l'italique, l'inverse vidéo, le lié

Sont considérés comme parasites tous les signes de ponctuation, les accents ou les point sur les "i" pour les majuscules et les empattements excessifs.

Le conseil du professionnel :

Les enveloppes pré-casées sont à réserver à un usage domestique pour l'écriture manuscrite.

Caractéristiques techniques du papier de l'enveloppe

Grammage Utiliser un grammage d'au moins 80g/m² pour les enveloppes, 200g/m² minimum pour les cartes (références courantes sur le marché)

Rigidité Elle caractérise la facilité avec laquelle un pli peut être plié. La rigidité maximale acceptée est de 140 mN.m.

Perméabilité à l'air Le critère P < 1cm³ d'air/m²Pa s'applique uniquement pour les cartes. Il n'y a plus de seuil pour les enveloppes.

Coefficient de frottement statique Le coefficient pour les enveloppes est assoupli. Il est désormais de CFS < 0,6. Pour les cartes, il est de CFS < 0,4.

(Les interlignes et les codes à barres)

Interlignes L'espace vide entre deux lignes écrites doit être compris entre 1 mm et 4 fois la hauteur des caractères d'une ligne.

Codes à barres Certaines applications de suivi nécessitent l'utilisation d'un code à barres (symbologie 128)

Le conseil du professionnel :

Le publipostage est un métier : restructuration, normalisation, validation postale, publipostage, affranchissement, mise sous pli, routage et dépôt poste. C'est pourquoi nous sommes là pour vous guider et mener à bien votre opération de marketing direct.