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Envoyer des campagnes marketing sous forme de courrier, flyer ou prospectus nécessitent une organisation et une connaissance logistique importante. C’est la raison d’être des entreprises de routage, telle que Groupe Routage. Voici les points à savoir concernant l’envoi d’une campagne de mailing postal.

La préparation du mailing publicitaire

Un mailing postal ne se fait pas à la volée. Que vous soyez dans l’industrie, le thermalisme, l’agriculture ou la santé, vous ne pouvez-vous permettre de faire une campagne ratée. Il faudra donc vous pencher sur :

La campagne de communication en elle-même :

quelle est votre stratégie de campagne, que voulez-vous offrir, quel est votre objectif marketing ou de retour ?
Prévoyez également une stratégie géographique : voulez-vous par exemple envoyer un courrier dans toute la région Auvergne, Rhône et Alpes ? Ou seulement des départements de la Drôme, l’Isère et la Savoie, mais pas l’Ardèche, le Rhône et l’Ain ?

La conception des supports publicitaires :

votre charte, la lisibilité du message, la compréhension, le format, le papier… Autant de paramètres sur lesquels une bonne agence de communication saura vous aider. Votre façon de communiquer sera en effet totalement différente, que vous soyez dans l’agro-alimentaire, une institution touristique ou culturelle, une réserve naturelle ou autre…
De plus, n’oubliez pas qu’une campagne ne s’adresse pas seulement à des particuliers. Vous pouvez aussi adresser des courriers à vos commerciaux, franchisés, partenaires…

La mise en place du mailing postal

Une fois la campagne marketing en place, il ne s’agit pas de tout faire imprimer directement. En effet, comment allez-vous gérer le nom de chaque destinataire, les adresses, les plis ? A nouveau, c’est une entreprise de routage qui va pouvoir s’en charger.

Conception graphique, impression personnalisée et façonnage

Avec une entreprise de routage postal, vous serez serein sur l’impression personnalisée des adresses, des noms et des messages spécifiques (par exemple une remise différente suivant le lieu de chalandise), mais aussi avec l’intégration de votre charte d’entreprise (enveloppes imprimées personnalisée, placements de logos etc).
A savoir que nous pouvons également gérer du façonnage : découpe de vos formats de communication, pliages, reliures catalogues…

Commande et livraison des éléments en logistique

Bien sûr il vous faudra rassembler tous ces éléments physiquement. C’est là où nous pouvons également intervenir avec notre partie logistique. Stockage des plis, enveloppes, catalogues… voir des échantillons si vous souhaitez en joindre à vos courriers ou colis suivant la taille. C’est seulement ensuite, que tous les éléments pourront être assemblés pour la mise sous pli ou le colisage… Par exemple, nous pourrons faire des plis avec des documents adaptés suivant le profil de destinataire (clients, prospects, fidélisation, relance, offre exceptionnelle…).

Mise aux normes du fichier

Afin de passer à l’envoi, il s’agit de s’atteler à la distribution car il faudra :
• reprendre le fichier d’adresse dans un format numérique correct
• nettoyer le fichier en cas de doublons, de noms, prénoms inversés…
• le mettre aux normes postales avec un traitement RNVP pour le respect de la norme 38 (XP Z 10-011) : suppression des ponctuations, mise en majuscule, alignement des caractères, nombre de lignes et de caractères d’adresse…
• exploiter ce fichier dans les machines d’adressage et mise sous plis

La distribution du mailing publicitaire

Enfin, la distribution de votre mailing postal peut se produire !

Logistique de mise sous pli et distribution

Mais avant cela, une dernière étape va consister à tout préparer. Par exemple, nous réalisons la mise sous plis, l’adressage, l’impression à la volée des enveloppes… Des étapes sensibles nécessitant un savoir-faire peuvent avoir lieu, par exemple un rapprochement d’adresse fait « à la main ». En effet, il faudra être capable d’assembler des documents sans confondre des noms de rues identiques à des noms de ville ou de quartier, des noms / prénoms sans tirets avec des noms composés etc

Connaissance des contraintes d’envoi postal

Afin de réaliser l’envoi il faut une connaissance en matière de tri postal, de distribution (poids, tarifs, formats…). Destinéo, recommandés, G2, G4, suivi… les modalités d’envoi par la poste sont larges et spécifiques pour les professionnels du routage.

Gestion des retours

On pense que tout s’arrête là mais non ! Il faudra aussi mettre les fichiers à jour et gérer les NPAI, savoir pourquoi et comment il peut y avoir des indélivrabilités. En effet, même si nous sommes habitués à distribuer de dizaines de milliers de plis par opération, nous ne sommes qu’un maillon de la chaine logistique complète.

C’est pourquoi, afin de créer une campagne marketing de qualité et sans être submergé par la gestion, s’adresser à une entreprise de routage reste la meilleure solution. Vous vous y retrouverez en termes de qualité, d’économie de cout et de temps mais aussi en facilité de suivi. Bref, que votre activité se situe d’ans l’Ain, le Cantal, La Drôme, la Loire ou ailleurs, peu importe, Groupe Routage peut s’occuper de distribuer vos campagnes de mailing dans toute la France !