Questions Réponses Extranet

Logiciel Extranet La plateforme Extranet Web Access fait partie intégrante de la solution Extranet. Ce produit se présente sous la forme d'un site Web et permet le passage de commandes en mode simplifié de type panier. Il faut distinguer le module administrateur et la partie prise de commande.

Nous sommes ouverts à vous faire découvrir le logiciel, soit sur votre site ou à distance.

Le niveau de sécurité dont dispose l’outil (mot de passe, autorisations accès, ..) :
Extranet accès administrateur : accès par email et digicode
Extranet accès utilisateur : accès par email et digicode
Extranet Web Access (Interface Web) : accès par email (liste préétablie et mot de passe préétabli/modifiable)


Les contraintes informatiques, compatibilités avec nos matériels et les règles informatiques
Actuellement, nous travaillons sous Windows 7
Pour internet explorer : IE8 ou IE9 ou Chrome.
Extranet est compatible Windows / Mac / Linux
Nécessite le plugin flash dans sa dernière version (plugin installé automatiquement par Google Chrome, Firefox et IE dans leurs dernières versions, téléchargeable facilement pour les navigateurs plus anciens)

Comment fonctionnent les différents profils utilisateurs ?
Module de gestion des utilisateurs :
Le module administrateur d'Extranet permet la création d'utilisateurs avec des droits spécifiques :

Droits relatifs à la gestion des commandes

Droits relatifs au catalogue des articles

Droits relatifs au catalogue des destinataires

Les utilisateurs de la plateforme Web Access d'Extranet peuvent passer des commandes en mode panier.

Rôle du/des administrateurs ?
Le rôle du ou des administrateurs est défini par la gestion des droits utilisateurs (voir ci-dessus).

Y a-t-il un nombre d’utilisateurs limités ? Si oui, combien ?
Extranet ne contient aucune limite en terme de nombre d'utilisateurs.

Comment fonctionne l’arborescence de votre outil ? Combien y a-t-il de hiérarchies ?
La navigation repose sur 3 niveaux principaux :

1) Les commandes
1-1) Gestion de la fiche commande

2) Les articles
2-1) La fiche article descriptif et caractéristiques
2-2) La fiche article - Téléchargement des visuels
2-3) La fiche article - Suivi des mouvements de stock

3) Les destinataires

Peut-on modifier les attributions « responsable de stock » par référence, par nom de produits, par critères d’entrée ?
Cette fonctionnalité est en cours de développement.

Au niveau du nommage des articles, avez-vous un nombre de caractères maximum, si oui combien ?
Famille d'articles : 100 caractères (modifiable au besoin)
Référence article client : 50 caractères (modifiable au besoin)
Libellé : 100 caractères (modifiable au besoin)
Descriptif court : 254 caractères (modifiable au besoin)
Descriptif long : illimité

La mise à jour du stock se fait-elle en temps réel ?
La mise à jour du stock se fait à la validation d'une commande, soit sur le module administrateur principal (Extranet), soit par validation de la commande depuis le site Extranet Web Access.

Y a-t-il la possibilité de rendre des articles invisibles pour les utilisateurs ? (articles réservés à l’événementiel par exemple éléments de stands)
Oui, il suffit de décocher "Article Web" pour que l'article ne soit plus affiché sur le module Extranet Web Access.

Comment fonctionne la gestion de l’alerte en cas d’atteinte du stock mini ?
Un interlocuteur désigné peut recevoir les alertes stocks par email en cas d'atteinte des stocks d'alerte.

Si réference stock = 0. Y a-t-il possibilité de passer commande et déclencher une livraison dès le réapprovisionnement ?
Le logiciel ne propose pas la gestion des reliquats, celle-ci peut être incrémentée au besoin et à la demande suivant un process à établir ensemble.

Si référence avec stock inférieur à la quantité souhaitée, y a-t-il possibilité de passer commande et déclencher une livraison dès le réapprovisionnement ? (gestion des reliquats)
Le logiciel ne propose pas la gestion des reliquats, celle-ci peut être implémentée au besoin et à la demande suivant un process à établir ensemble.

Est-il possible de gérer des commandes avec quantité maximum ?
Oui, il est possible de spécifier la quantité maximum commandable.

Comment gérez-vous les alertes en cas de commandes avec quantité maximum dépassée ?
A ce jour ce cas n'est pas possible, une commande en quantité maximum dépassée est impossible.
Néanmoins, il est envisageable d'établir un process avec le logisticien pour passer manuellement ce type de commande à la demande (hors process automatisé).

Visuel des articles stockés, est-ce à partir de photos, prises par vos soins ?
Le logiciel permet de télécharger X visuels pour un article.
Ces visuels peuvent être des photos prises par vos soins ou par le logisticien.

Possibilité de bloquer la commande d’articles en cas de documents périmés (changements réglementaires, ...) ?
Extranet permet de cocher/décocher la visibilité d'un article sur le site Extranet Web Access

Traçabilité des mouvements de stocks (destruction référence ou mouvement qui, quand) ?
Le logiciel délivre une traçabilité des entrées/sorties avec date-heure, quantité et information (commande, destruction, etc).
Fonctionnalité du moteur de recherches, utilisation de mots clés/ de notre charte de nommage.
Le moteur de recherche d'articles d'Extranet se base sur la référence interne, la référence client le libellé et les descriptifs courts et longs : la saisie d'un mot/d'une phrase provoque l'affichage de l'article si cette chaine de caractères est trouvée dans les zones spécifiées.
Nous pouvons intégrer une liste de mots clés rattachés à une fiche article et permettre leur recherche au travers de ces mots clés.

Comment sont gérées les demandes de destruction ?
Cette fonctionnalité est en cours de développement.

Les noms et coordonnées des utilisateurs seront fournis sur fichier Excel (extraction de notre CRM), ces informations peuvent-elles être saisies « en masse » dans votre outil ? Peut-on imaginer une mise à jour à fréquence biannuelle sur le même fonctionnement ? Comment se font les mises à jour au fil de l’eau ?

Comment fonctionne les alertes et pourquoi ? ex : alertes d’entrée et de sortie (sms ou mail), alerte pour éviter les doublons : à l’entrée d’une référence par le responsable du stock, à la saisie d’une commande d’un article similaire ?

Quelles statistiques pouvons-nous obtenir ? Comment cela fonctionne-t-il ?
YzY-LoG propose divers niveaux de statistiques exportables sous Excel (CSV)

Le score des articles sur une année/sur une année et un mois.

Le score des commandes destinataires en quantités et en montants sur une année/sur une année et un mois.

Le score des articles mois par mois pour une année spécifiée Tableau synthétique avec histogrammes

Le score des destinataires en quantités et en montants mois par mois pour une année spécifiée.

Logiciel Extranet Y a-t-il une assistance aux utilisateurs ? Quel est le fonctionnement de la Hotline ?
Hotline logistique par email et par téléphone Du lundi au vendredi de 8 h 30 à 12 h 30 et de 14 heures à 17 heures

La formation des utilisateurs est-elle envisagée ? Par qui ? Comment ?
Formation lors d'une conférence téléphonique avec les différents utilisateurs, la démonstration sera appuyée par un guide d'utilisation.

Guide d’utilisation : existe-t-il ? Si non, qui l’élabore ? Si oui, est-il personnalisable ?
Un guide d'utilisation sera fourni avec copies d'écrans et explications.

Une version anglaise de l’outil existe-t-elle ?
Non pas à ce jour mais cela peut-être réalisé au besoin et à la demande.

Peut-on créer des articles, pour lesquels aucun stock ne vous sera fourni car documents (Essentiels, Notices, etc ...) imprimés en petit volume à la demande ?
Prévoir un archivage physique et électronique de chaque document épuisé (ceci pour les moyens de communications imprimés) : durée de conservation 5 ans. Un archivage électronique est déjà assuré par le service.